Iedere ochtend een overvolle email-box wegwerken, energievretende vergaderingen en een dagelijkse informatiestroom van handreikingen, Kamerstukken en nieuws. Kunt u het nog bijhouden? Komt u nog aan 'gewoon' werken toe? Wilt u het plezier in uw werk terug? Dan hebben wij nieuws voor u. Met de tips van Fawzi Salih voor slimmer werken wordt 2015 uw jaar.
Doen is het nieuwe denken
U bent een kei in uw werk. Als professional beschikt u over een gedegen kennis en uitmuntende vaardigheden. Waarom stopt u dan eindeloos veel tijd en energie in het maken van dichtgetimmerde plannen en overleggen met collega's, leidinggevenden en andere stakeholders? Heeft u een goed idee? Ga samen met collega's aan de slag, durft te experimenteren en werk uw idee al werkenderwijs uit: doen is de beste manier van denken.
Zoek naar nieuwe vormen van kennisoverdracht
U heeft met veel bloed zweet en tranen een mooi rapport of praktische handreiking geschreven. Gefeliciteerd met dit resultaat. Helaas moet ik u teleurstellen. Negen van de tien mensen neemt niet de moeite om kennis te nemen van uw werk. De mens is een gemaksdier en wil gevoed worden met hapklare kennisbrokken. Experimenteer met eigentijdse vormen van kennisoverdracht. Denk hierbij aan animaties, infographics, Prezi's en Youtube filmpjes.
Stop met vergaderen
Ja, u leest het goed. Stop met de 'gebruikelijke' vergaderingen. Niemand vindt het leuk, het levert niets op en is peperduur. Roep collega's alleen bij elkaar als u een duidelijk doel heeft. Bijvoorbeeld samen nadenken over de start van een project. Maak gebruik van eigentijdse werkvormen. Ga bijvoorbeeld wandelen of doe eens gek en blijf staan tijdens een overleg.
Kick af van email
Vermijd het sturen van mailtjes als u bij elkaar in hetzelfde gebouw werkt. Loop bij elkaar langs of pak de telefoon. U kunt daardoor zaken rechtstreeks met elkaar afstemmen. Dit voorkomt onnodige miscommunicatie. Werkt u niet bij elkaar in hetzelfde gebouw? Of wilt u iets kort bespreken met klanten en relaties? Ontdek de mogelijkheden van Skype, WhatsApp of FaceTime.
Creëer een online projectomgeving
Werkt u vaak samen met collega's en mensen buiten uw organisatie in projecten? Creëer een online projectomgeving. Dit kan erg gemakkelijk met Basecamp. Met deze besloten projectmanagement tool kunt u samen aan documenten werken, afspraken maken over taken en mededelingen doen. Alternatieve tools zijn: Google Drive, Dropbox en Yammer.
Zet uw presentaties online
Geeft u regelmatig presentaties voor grote groepen? Deel uw materialen via Slideshare, Prezi of de eigen website. Vertel na afloop van uw presentatie waar alles staat en leg uit waarom u het niet mailt. Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet.
Organiseer een kennisontbijt
Bespreek tijdens een kennisontbijt nieuwe trends & ontwikkelingen met elkaar of nodig een expert uit om een onderwerp uit te diepen. Door de hectiek van alledag komt dit er vaak niet van. Het kennisontbijt is een leuke manier om uw werkdag te beginnen.
Maak kennis met het Peer Assist
Hoe vaak komt het niet voor dat u kennis nodig heeft van collega's? Bijvoorbeeld bij het schrijven van een offerte. Met behulp van een Peer Assist legt u een vraagstukken voor aan collega's die daar relevante kennis of ervaring mee hebben.
Leer van het Amerikaanse leger
Organiseer aan het einde van ieder project een evaluatie. Een eenvoudige methode is de After Action Review van de Amerikaanse strijdkrachten. De methode bestaat uit vier vragen: Wat had er moeten gebeuren? Wat is er werkelijk gebeurd? Waarom waren er verschillen? en Wat kunnen we van deze ervaring leren?
Word je eigen uitgever
Dagelijks verschijnt er een stortvloed aan nieuwe informatie en wisselen professionals via sociale media ervaringen met elkaar uit. Ziet u door de bomen het bos nog? Ga vooral niet alles zelf volgen en spreek met collega's af wie welke thema's voor zijn rekening neemt en pas de volgende stappen toe:
Inventariseer vervolgens over welke thema's er kennis nodig is en legt dit vast in een interesselijstje.
Beschrijf per thema de relevante websites, nieuwsbrieven en Twitter-accounts. Start vervolgens met het verzamelen van de benodigde informatie. Maak hiervoor gebruik van een RSS reader (bijvoorbeeld Feedly). Met deze gratis tools kunt u zich abonneren op nieuws van websites naar keuze. Nieuwe berichten ontvangt u automatisch in uw RSS reader.
Print relevante informatie uit en leg deze op een stapel. Reserveer twee uur per week om informatie te lezen en te verwerken.
Maak korte samenvattingen, zodat relevante informatie ook voor uw collega's beschikbaar is. Publiceer de samenvattingen op het intranet.
Wissel een keer per twee weken met collega's kennis uit over nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld tijdens een kennisontbijt.
