Als een aanvraag wordt ingediend dan zorgt het UWV volgens de regels van de Pw voor het verzamelen en controleren van gegevens. Na het inleveren van de gegevens door de cliënt draagt het UWV de aanvraag over aan de gemeente ter verdere afhandeling (art. 41 lid 1 Pw). De aanvraagprocedure verschilt echter per gemeente. Zo vindt bijvoorbeeld bij een groot deel van de gemeenten – in afwijking van art. 41 Pw – de melding en de uitkeringsintake plaats bij de gemeente zelf (in plaats van bij het UWV). Waar hierna wordt gesproken van het UWV zal dat in de uitvoeringspraktijk dus vaak de gemeente zijn.
Zoals hiervoor al aangegeven wordt een groot deel van de aanvragen momenteel niet meer schriftelijk gedaan, maar digitaal. Als de aanvraag digitaal wordt ingediend, dan wordt deze ingediend via werk.nl (of via een door een gemeente zelf ontworpen digitale aanvraagoptie). De aanvrager vult dan het aanvraagformulier in op de site en kan de gevraagde bewijsstukken uploaden.
Voor wat betreft de aanvraagprocedure moet er een onderscheid worden gemaakt tussen personen van 27 jaar en ouder en personen jonger dan 27 jaar.
De aanvraagprocedure wordt door gemeenten op verschillende wijzen uitgevoerd. Schematisch kan een aanvraagprocedure voor aanvragers van 27 jaar en ouder er als volgt uitzien:
Als de aanvraag digitaal wordt ingediend is de meldingsdatum meestal gelijk ook de aanvraagdatum (op de datum dat de aanvrager zich meldt op werk.nl dient hij ook doorgaans direct de aanvraag in). Er is bij digitaal aanvragen pas sprake van een aanvraag als de digitale aanvraag is ingestuurd (met ondertekening met DigiD). Het later insturen van de aanvraag door problemen met of vertraging bij het invullen van het digitale aanvraagformulier is voor risico van de aanvrager. Dit geldt bijvoorbeeld ook als de aanvrager eerst een DigiD aan moet vragen voordat hij de aanvraag kan doen. De aanvrager zou hierbij de meldingsdatum veilig kunnen stellen door bijvoorbeeld te bellen met de gemeente (of een brief of een mail te sturen) en aan te geven (met vermelding van NAW-gegevens) dat hij een aanvraag wil doen.
