Met de betrokkene wordt bedoeld ‘een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft’. De verwerkingsverantwoordelijke heeft tegenover de betrokkene een informatieplicht en de betrokkene heeft rechten zoals het recht op inzage en correctie e.d. Niet alle personen die in een dossier genoemd worden moeten als ‘betrokkene’ worden aangemerkt. Als informatie van een buurvrouw (van de cliënt) of van de ambtenaar of hulpverlener in een dossier of registratie staat vermeld, dan is die buurvrouw of ambtenaar geen ‘betrokkene’ in dat dossier. Die informatie moet aangemerkt worden als een categorie gegevens die noodzakelijk is voor die casus. Als leidend criterium geldt: over wie gaat dit dossier, op wie heeft het doel van de verwerking betrekking, met wie bestaat er een (juridische) hulpverleningsrelatie?

In het register van verwerkingen kunnen deze ‘derden’ als een categorie van persoonsgegevens vermeld worden, zie art. 30 lid 1 onderdeel c AVG.

Dat wil niet zeggen dat die buurvrouw of collega geen rechten heeft, maar dan is er een andere zelfstandige relatie tussen de verwerkingsverantwoordelijke en deze persoon. De gegevens worden voor een ander doel verwerkt. Als de cliënt als ‘betrokkene’ inzage wil in het dossier, in de registratie, dan kunnen de gegevens van anderen afgeschermd worden van het inzagerecht van de cliënt.

Art. 23 lid 1 onderdeel i AVG. Met name als iemand een beroep op het inzagerecht is het van belang helder te hebben wie de betrokkene is. ECLI:NL:HR:2021:1169, is de vader van een jeugdige betrokkene?