Net als de geheimhoudingsplicht van de beroepsbeoefenaar kan het recht op bescherming van persoonsgegevens niet absoluut worden geformuleerd. Een samenleving kan niet functioneren wanneer niet onder bepaalde omstandigheden kan worden afgeweken van dit recht.
Art. 23 AVG en art. 41 UAVG. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt of een dergelijke uitzondering of beperking van dat recht noodzakelijk is en maakt in elk individueel geval een afweging. Voorbeelden om de rechten van de betrokkene op te schorten zijn te vinden in art. 5.3.1 Wmo 2015, de melding bij Veilig Thuis, art. 3 lid 2 Besluit meldcode huiselijk geweld en art. 7.1.5.2 Jeugdwet.
Het recht op informatie, inzage, correctie, verwijdering en bezwaar is de hoofdregel, maar dit mag op grond van art. 41 UAVG beperkt worden als dit noodzakelijk is voor de waarborging van:
de nationale veiligheid, landsverdediging of openbare veiligheid;
de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten, of de tenuitvoerlegging van straffen;
de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;
andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van Nederland of de Europese Unie;
de bescherming van de onafhankelijkheid van rechters en rechterlijke procedures; en
taken op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving op de hierboven genoemde gebieden.
Verder is het mogelijk de rechten van de betrokkenen te beperken wanneer dit noodzakelijk is ter waarborging van:
de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen; of
de inning van civielrechtelijke vorderingen.
Een beroep op dit uitzonderingsartikel kan nodig zijn als in een dossier informatie over een derde is opgenomen die afscherming verdient. Denk aan informatie van buren of persoonlijke gegevens van een medewerker. Ook bij toezicht en handhaving door de gemeente is een beroep op dit artikel mogelijk. Als een voorziening wordt toegekend, is controle op de naleving van de voorwaarden waaronder die voorziening is toegekend geen nieuw doel, maar die controle vormt het sluitstuk van elk werkproces. Zo is te voorkomen dat de betrokkene sporen van misbruik of frauduleus gedrag verwijdert.
Het kan dan nodig zijn om de betrokkene in dat concrete geval niet te informeren en geen recht op inzage of wissing toe te kennen, totdat de controle is afgerond. Als de genoemde situaties voorbij zijn, herleven die rechten weer.
Als de verwerkingsverantwoordelijke een uitzondering maakt op de rechten van de betrokkene op basis van de bovenstaande situaties, moet dat proportioneel zijn en daarbij moet meewegen de aard van de verwerkingen, het risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene en het recht van de betrokkene om op de hoogte te worden gesteld van deze beperkingen. Art. 41 lid 2 UAVG.
Binnen de organisatie moet helder zijn wie beslist over de beperking van deze rechten en alle overwegingen dienen in het dossier te zijn opgenomen.
