“Verbind de punten om het plaatje te zien”: een stappenplan voor datagedreven sturing.
De klantvraag was simpel: actualiseer de KPI's voor de Toegangs-organisatie van het sociaal domein, met de diep gekoesterde wens om meer grip op de kosten te krijgen zonder aan kwaliteit in te boeten. De complexiteit onder de vraag vereiste DAMA-datamanagement. Want op het eerste gezicht is alles op orde. Er is een gemeentelijke visie op het sociaal domein. Er is beleid voor de ketens en er zijn dashboards. De Toegang-organisatie voor Jeugd, Wmo en schuldhulp is op stoom. Er wordt goed samengewerkt en de rapportages met huidige KPI’s zijn punctueel.
Desondanks is er te weinig informatie om te sturen. Het is als de olifant in de donkere kamer: iedereen ziet zijn eigen stukje -de poot of de slurf- maar niemand overziet het geheel. En als de tekorten oplopen en de druk toeneemt, is er méér nodig voor goede sturing dan aangescherpte KPI’s. Nodig is samenhang met een stroomschema van het lokale sociaal domein.
Het stroomschema is het startpunt voor integrale sturing, met een aantal stappen.
Stap 1: maak het stroomschema voor de lokale situatie. Dit brengt de huidige stromen rondom de Toegang (Jeugd, Wmo en WGS) in kaart. Het is een abstracte cliëntreis door het voorveld (0-de lijn), de Toegang met de eigen hulpverlening (1e-lijn) en de geïndiceerde zorg en ondersteuning (2e-lijn). Veel KPI's gaan over die stromen, zoals aantallen aanmeldingen en indicaties, wettelijke termijnen van
werkprocessen en cliënttevredenheid. Geef de gebruikte ICT-systemen per onderdeel aan. Zo ontstaat overzicht.
Stap 2: gebruik dit stroomschema als overzichtsdashboard. Breng de aantallen per hoofdstroom in kaart. Benchmark met CBS-gegevens en bepaal waar de grootste druk op het systeem gaat komen. En bereken de integrale uurtarieven per keten. Zo ontstaat inzicht in de kosten per keten en zicht op de toekomst.
Stap 3: duid lokale pieken. Gebruik bestaande team-dashboards in relatie tot het stroomschema. Betrek de teams van professionals bij de duiding van pieken en trends, ondersteund door data-analyse. Beperk het aantal KPI’s. Zorg voor structurele inbedding van de duidings-informatie in de bestaande P&C-cyclus en maak het tot routine. Zo ontstaat een lerende organisatie.
Stap 4: richt datagedreven werken in. Introduceer data-management stapsgewijs en begin met datakwaliteit. Meet per keten: (a.) de efficiëntie van de werkprocessen en (b.) de impact van ieder traject op de inwoner. Onderzoek waarom een aanpak succes heeft of faalt. En registreer slagingspercentages van iedere aanpak per doelgroep over langere tijd. Voor geïndiceerde zorg, voor (eigen) kortdurende hulp & steun én voor voorzieningen in het voorveld. Zo bouw je een kennisbank.
Stap 5: formuleer verbeter-punten. Er zijn minimaal 10 tactische knoppen om aan te draaien. Zoals het verleggen van stromen (van 2e-lijn naar 1e-lijn met POH-Jeugd en Welzijn-op-Recept) of procesmonitoring met process mining (werkprocessen, wachttijden, fraude) of betere informatievoorziening (24x7 AI-chatbot voor sociale kaart). Prioriteer en gebruik KPI’s. Zo ontstaat proces-optimalisatie.
Stap 6: innoveer met ketenpartners. Gebruik impact-kennis voor innovatie in de ketens van Jeugd, Wmo en schuldhulp. Ontwikkel arrangementen van 0e-, 1e- en 2e-lijns-aanbod. Betrek de ketenpartners en daag voorveld en zorgpartijen uit voor nieuwe lokale diensten met meer impact tegen minder kosten. Innoveer en monitor met KPI's. Zo ontstaat kostenbesparing en kwaliteitsverbetering in het hele sociaal domein.
Stap 7: maak dit een cyclisch proces. Met het stroomschema, proces-monitoring, structurele impact-meting en data-duiding wordt de kennis over de lokale ketens met de tijd steeds fijnmaziger. Dit zorgt voor betere Toegangs-keuzes, voor betere inkoop van zorgtrajecten en voor betere subsidiëring van het voorveld. Iedere cyclus geeft meer kennis. Zo blijft er altijd grip op het lokale sociaal domein.
Sturing vereist een koers met een punt op de horizon. De hoofdkoers is: "weten wat werkt, voor wie en waarom". Maar wel: "binnen het beschikbare budget". Bij het primaire proces zal de juiste keuze met een goede uitvoering de grootste impact hebben. Maar dan moet meer zelfredzaamheid bij de inwoner ervoor zorgen dat er tijd en geld blijft voor wat werkelijk aandacht vraagt. Het ultieme doel is dus de zelfredzame burger in samenredzame gemeenschappen die makkelijk toegang heeft tot informatie en voorliggende voorzieningen. Die snel steun en zorg krijgt, als het echt nodig is. Omdat we de inwoner begrijpen, weten wat werkt en vooral waarom.
DAMA-datamanagement brengt inzicht door structuur, betrouwbare data, een ondersteunende data-organisatie en data-governance voor security, privacy en het ethisch kader. Onder het stroomschema zorgen werkproces-schema’s en database-schema's ervoor dat alle data-functionarissen hun werk doen in samenhang. U houdt het overzicht zodat u zich kan richten op de missie, visie en strategie. Met tactische keuzes en innovaties die uw sociaal domein betaalbaar houden en uw inwoners tevreden.
Het tasten in het duister verandert zo in het nemen van datagedreven keuzes. Inzicht door overzicht.
—-----------
Paul Vlootman CDMP CIPP/E is kwartiermaker en gecertificeerd adviseur voor datagedreven werken, na een loopbaan als directeur en interimmer in welzijn en zorg. Hij is blije partner bij Van Eijck en Partners.
Zijn missie is om overzicht te brengen in het gemeentelijk sociaal domein en samen slimme strategieën te formuleren om pijnlijke bezuinigingen te voorkomen.
DAMA is the global authority in data management excellence. Zie DAMA.org en DAMA-NL.org
