Op 22 mei jl. gaf ik 6 tips voor medewerkers van vakafdelingen (of beginnende juristen) die als taak hebben of krijgen hun zaak te verdedigen bij een bezwaarcommissie of rechtbank (1). Praktische vaardigheden en tips zijn dan welkom. Vragen als: hoe uitgebreid moet een verweerschrift zijn en hoe bouw je dat op? Wat doe je als er een suggestie op de zitting komt om eerst te bespreken of er nog een oplossing is? Hoe kan ik iedereen meenemen in mijn verhaal? Hieronder nog 6 extra tips om succesvol te procederen.
Tip 7 Houdt het beroep- of verweerschrift zakelijk, concreet en kort
Geef bijvoorbeeld eerst een korte samenvatting van de feiten of maak een chronologisch overzicht. Nummer alle alinea’s en geef deze (een themakopje), makkelijk om naar te verwijzen of iets terug te zoeken. Benoem de wettelijke basis in het kort en jurisprudentie waarop je je beroept. Benadruk de (bijzondere) omstandigheden als die er zijn. Sluit af met de kern van de zaak en een conclusie. Houdt het concreet, duidelijk en kort.
Tip 8 Zoek en vraag om een meelezer
Laat een collega of gewoon iemand anders eens meelezen met je bezwaar-, beroep- of verweerschrift op leesbaarheid en duidelijkheid. Daar komen verrassend nuttige opmerkingen uit.
Tip 9 Visualiseren helpt
De juridische wereld is heel taalkundig ingesteld. Er wordt veel met teksten en tekstuitleg gewerkt. Soms zijn zaken ingewikkeld om uit te leggen in teksten. Iets visualiseren met foto’s of een schematisch overzicht kan bijvoorbeeld beter en sneller werken dan een lange tekst en uitleg.
Tip 10 Bepaal vooraf onderhandelingsruimte en scenario’s
Bespreek met je opdrachtgever of organisatie voor je naar een zitting gaat, welke bewegingsruimte je hebt om te kunnen onderhandelen of over alternatieven te beslissen. Bedenk alternatieve scenario’s voor mogelijke oplossingen vooraf, zodat die niet ter plekke moeten worden uitgezocht of acuut moeten worden bedacht.
Tip 11 Zie jezelf als een reisleider
Bedenk dat bezwaarcommissies en rechters veel verschillende zaken achter elkaar (moeten) behandelen. Het helpt om de commissieleden of rechter als het ware als reisgids mee te nemen door het dossier of de vraagstellingen. Dat kan door de zaak samen te vatten en de aandacht te vestigen op de essentiële punten of de kern van de zaak. Je kunt voorzetten geven door bijvoorbeeld de systematiek of de achtergrond van de wettelijke regeling, jurisprudentie, beleid of visie verder toe te lichten.
Tip 12 Let eens op houding en gedrag tijdens een zitting
Volgens onderzoek bepaalt non verbaal gedrag ongeveer 75% van onze communicatie. De non verbale (re)acties kunnen het verloop van een zitting richting geven. Welke emoties zijn er bij de andere partij in een zitting en hoe beïnvloeden deze de sfeer? En hoe kun je hier zelf op inspelen door je eigen houding en gedrag aan te passen? Dit helemaal niet juridische deel van het werk kan in een enkel geval bepalend zijn om succesvol te procederen.
1) 6 tips om succesvol te procederen in het bestuursrecht
Workshop
Op donderdag 6 juni 2019 geeft Alexander Brouns de workshop Procederen in het sociaal domein: tips en vaardigheden.
