Medewerkers die niet juridisch zijn opgeleid (of beginnende juristen) moeten steeds vaker zelf hun zaak verdedigen bij een bezwaarcommissie of rechter. Het voeren van een bezwaar- of beroepsprocedure kan dan een hele opgave zijn. Juridische procedures hebben immers een eigen taal, werkwijze en gedragscodes. Je komt dan vragen tegen als: hoe maak je een handig procesdossier, hoe bereid je een hoorzitting voor en is een pleitnota handig? Hieronder 7 tips om succesvol te procederen.
Tip 1 Maak een dossier en richt dit duidelijk in.
Maak in ieder geval een eigen dossier, liefst chronologisch. Richt het dossier zo in dat je belangrijke gegevens snel terug vindt. Gebruik hulpmiddelen, maak aantekeningen, highlight passages, gebruik plakgeeltjes, maar houdt het overzichtelijk. De documenten bijvoorbeeld over de aanvraag, het onderzoek en de motivering moeten in je dossier zitten en snel terug te vinden zijn.
Tip 2 Maak een overzichtslijst en gebruik tabbladen of plakgeeltjes
Hoe vind je snel gegevens? Door voorin in het dossier een lijst van alle documenten en data te maken. Dat geeft overzicht. Werk met (gekleurde) tabbladen. Handig zijn ‘plakgeeltjes’, die uitsteken, om in een dik dossier snel iets terug te vinden. En je kunt bijvoorbeeld op de geeltjes korte aanwijzingen voor jezelf maken.
Tip 3 Voorbereiden is het dossier kennen
Dit lijkt logisch, maar lees het dossier op tijd nog eens goed door. Weet bijvoorbeeld precies wat er is aangevraagd en hoe het onderzoek is gedaan. Kijk na hoe de motivering is opgebouwd. Naar dit soort gegevens is een bezwaarcommissie en rechter op zoek. Lees het dossier ook eens met het oog op vragen die je kunt verwachten. Of met de gedachte wat je wilt bereiken op de zitting. Bedenk alternatieve scenario’s, als er misschien andere oplossingen bestaan. Maar houdt steeds de kern van de zaak voor ogen. Check ten slotte of er nieuwe ontwikkelingen zijn.
Tip 4 Gebruik je pleitnota of niet?
Een pleitnotitie mag, maar moet niet. Een pleitnotitie handig zijn bijvoorbeeld als je zenuwachtig bent. Je kunt dan afgeleid raken door een reactie van de tegenpartij. Een pleitnotitie helpt om je te focussen in een zitting. Een pleitnota is ook nuttig als je zeker wilt zijn dat je geen ingewikkelde informatie vergeet. Je kunt een pleitnota afgeven aan de ambtelijke secretaris of de griffier om toe te voegen aan het verslag. Maak de pleitnotitie wel zo kort of compact mogelijk. Heb je meer ervaring dan kun je dit weglaten en heb je meer ruimte om direct te reageren.
Tip 5 Vertaal dubbele ontkenningen, gebruik je eigen taal
Maak bij het lezen van stukken tekst met meerdere ontkenningen een ´vertaling´ daarvan voor jezelf. Juristen zijn opgeleid als analisten en (taal)puzzelaars. Zij kunnen overdreven gedetailleerd en genuanceerd lijken in hun taalgebruik. Juridisch werk is ook met taal spelen. Meervoudige ontkenningen worden daarbij gebruikt om vooral geen nuances te missen.
Ga niet zelf dergelijke ingewikkelde (juridische) taal gebruiken. Dat is niet nodig en je maakt kans op fouten. Bovendien is het gebruik van heldere taal prettig voor iedereen.
Tip 6 Leer van een (ervaren) collega
Leer van een ervaren collega. Ga een keer met een ervaren jurist mee naar een zitting. Bespreek bijvoorbeeld daarna hoe de zitting is verlopen en waarom dat zo is gebeurd. Of vraag omgekeerd of die ervaren jurist met jou meegaat en feedback geeft aan jou.
Op donderdag 28 september 2017 geeft Alexander Brouns de workshop 'Succesvol procederen in bestuursrecht: tips en vaardigheden'.
