Email … iedere ochtend een volle mailbox wegwerken. Collega’s en leidinggevenden die via de mail werk bij u dumpen. Met deze 8 tips krijgt u minder email.
Schakel e-mailnotificaties uit
Ontvangt u om de haverklap een mailtje van Twitter, LinkedIN of Facebook met een melding over wat er allemaal gebeurt? Zet direct de e-mailnotificatie functionaliteit van uw accounts uit. Op het internet vindt u uitleg hoe het uitzetten van Twitter, LinkedIn en Facebook notifcaties werkt.
Loop bij elkaar langs of pak de telefoon
Stop met het sturen van mailtjes als u bij elkaar in hetzelfde gebouw werkt. Loop bij elkaar langs of pak de telefoon. U kunt daardoor zaken rechtstreeks met elkaar afstemmen. Dit voorkomt onnodige miscommunicatie. Heeft u collega even geen tijd? Vraag wanneer het wel uitkomt.
Spreek digitaal met elkaar af
Maak gebruik van Skype, WhatsApp of FaceTime om zaken met collega's of mensen buiten uw organisatie te bespreken. Dit werkt vaak beter dan het sturen van een e-mail. Ontdek welke tools in uw situatie het beste werken.
Creëer een online projectomgeving
Werkt u vaak samen met collega's en mensen buiten uw organisatie in projecten? Creëer een online projectomgeving. Dit kan erg gemakkelijk met Basecamp. Met deze besloten projectmanagement tool kunt u samen aan documenten werken, afspraken maken over taken en mededelingen doen.
Zet uw presentaties online
Geeft u regelmatig presentaties? Deel uw PowerPoints en andere documenten via Slideshare, het intranet of de eigen website. Vertel na afloop van uw presentatie waar alles staat en leg uit waarom u het niet mailt. Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet.
Verstuur geen CC’s meer
U kent ze vast wel? Collega’s en relaties die u in de CC van hun email zetten. Waarom? Enkel en alleen om zich in te dekken. Ontvangt u een email waar u in de CC zit? Niet op reageren en ter kennisgeving aannemen. En het spreekt voor zich dat u zelf ook geen emails stuurt met een CC. Een variant op de CC is de BCC, waarbij de geadresseerden elkaars email niet zien. Deze functionaliteit leidt tot gekonkel en wantrouwen. Dus vooral niet gebruiken.
Eén dag zonder e-mail
Spreek met uw collega's een e-mailloze dag per week af en laat de buitenwereld weten hoe ze met u in contact kunnen komen.
Kick af
Open uw mailbox nog maar twee keer per dag en kijk kritisch op welke mails u wel en niet reageert. Stuur niet meer dan drie mails per dag. Probeer zoveel mogelijk de binnengekomen mails op andere manieren te beantwoorden. Vergeet niet uw collega's en relaties te vertellen op welke alternatieve manieren ze met u in contact kunnen komen. Na verloop van tijd zullen mensen u minder mails sturen en bent u verlost van de dagelijkse e-mail terreur.
