“De gemiddelde trajectduur is in 2021 ten opzichte van 2015 met 35% gestegen bij jeugdhulp zonder verblijf” In de landelijke Hervormingsagenda Jeugd is een grote opgave benoemd om als gemeenten en als opdrachtgever te sturen op het verkorten van de trajectduur. Hoe doe je dat zonder je met elk hulptraject in detail bezig te houden en je te bemoeien met de inhoud van de hulp?
Gemeenten hebben een wettelijke taak om te sturen op doelmatigheid van jeugdhulp. In de praktijk zien we vaak dat gemeenten dit doen bij het afgeven van een beschikking. Een beschikking dient in de eerste plaats om duidelijkheid te geven aan de cliënt en diens rechtspositie te beschermen, maar is geen financieel sturingsinstrument. Dit komt neer op sturen op casusniveau aan de voorkant, ofwel bij de aanvraag. We noemen dit ‘microsturing’.
De realiteit is dat veel trajecten volgens de aanbieder niet klaar zijn op de einddatum die de gemeente in de beschikking heeft meegegeven. Dan moet de gemeente opnieuw een beoordeling doen: wordt het traject verlengd of is er wat anders nodig? Aanvragen voor een verlenging worden per geval door een toegangsmedewerker inhoudelijk beoordeeld. Hierdoor ontstaat onbewust enige willekeur in hoe uitgebreid deze behandeld worden, afhankelijk van hoe druk het is.
Als de gemeente vanuit de beoordeling vragen heeft over de aanvraag, leidt dit vaak tot ingewikkelde discussies, want je informatiepositie als gemeente is beperkt bij een individuele casus. Je hebt niet het totale, feitelijke beeld over die aanbieder, bijvoorbeeld hoe vaak die om een verlenging vraagt. En de gemeentelijke medewerker kent de inhoud van de casus minder goed dan de medewerker van de zorgaanbieder. De consequentie hiervan is dat je veel tijd kwijt bent terwijl je een beperkte impact hebt. Of de toegangsmedewerker geeft zonder discussie de nieuwe beschikking af.
Bij ‘macrosturen’ wordt per aanbieder op geaggregeerd niveau gekeken naar de in- en uitstroom van alle cliënten. Dit gebeurt niet zozeer aan het begin van een traject of verlenging, maar gedurende het jaar op vooraf bepaalde momenten.
Voor de gemeente biedt dit veel voordelen. Doordat op aanbiederniveau een totaalplaatje te zien is over het verloop van trajecten (denk aan uitstroom, trajectduur, op- en afschalen, aantal verlengingen) zullen er casussen zijn die hierin opvallen en waar met de aanbieder een gesprek over kan worden gehouden. Op deze manier worden patronen zichtbaar. Heeft een aanbieder bijvoorbeeld een hoog of laag uitstroompercentage en schalen ze vaak af of juist niet? Ook laat het zien hoe de ene aanbieder presteert binnen vergelijkbare zorg ten opzichte van andere aanbieders. Door die patronen inzichtelijk te maken, staat een gemeente in een betere onderhandelingspositie. Hierdoor vergroot je de impact en stuur je op de doelmatigheid van zorg.
Ook zorgaanbieders profiteren van deze manier van werken. Een aanbieder kan namelijk in plaats van per casus een aanvraag te doen dit in een overzicht direct kunnen regelen voor alle cliënten in zorg. Dit scheelt dus veel administratief werk.
In 2023 hebben adviseurs van TransitiePartners samen met de Regio Alkmaar ervaring opgedaan met het sturen op macroniveau in een pilot “Aanbiedergestuurd werken vanuit de toegang”. In deze pilot werden aanvragen voor een verlenging niet altijd individueel beoordeeld, maar in bulk afgestemd met de zorgaanbieder. Dit was mogelijk bij de grotere aanbieders die voldoende omvang hebben. Zorgaanbieders konden voor 10 of meer toewijzingen in een lijst in bulk de verlengingen aanvragen.
De regio heeft geïnvesteerd in het datagestuurd werken. Met vooraf bepaalde criteria over bijvoorbeeld het afschalen van zorg, het aantal verlengingen dat al vooraf is gegaan en de declaratiegeschiedenis kwamen aanvragen op groen, oranje of rood te staan. Dit bepaalde of zij de aanvraag van een korte toelichting moesten voorzien, of niet. Zo konden de toegangsmedewerkers in deze lijsten snel onderscheiden wat akkoord is, waar de onderbouwing helder was en waar eventueel nog over gesproken moet worden met de zorgaanbieder.
De pilot loopt nog, maar de eerste resultaten zijn veelbelovend als het gaat om hoe je vanuit de toegang inzicht krijgt in de doelmatigheid van een aanbieder. Hoe presteert een aanbieder en hoe verhoudt deze zich dit tot andere vergelijkbare aanbieders? Daarnaast is in de praktijk gebracht dat de toegang de casussen eruit filtert waar ze op inhoud in willen meedenken of vragen over hebben. Hierdoor konden ze hun tijd besteden aan het deel van de casussen waar de meeste toegevoegde waarde te behalen is. Impact met zo min mogelijk administratieve lasten voor gemeenten en aanbieders!
