Toolkit 'De Opruimdienst'

Aanleiding en doelstellingen
Er wordt binnen De Waalboog veel georganiseerd en geregeld in processen, afspraken, regelgeving en gebruiken. Medewerkers hebben er vaak meer last van dan dat zij er voordeel van ervaren, maar zij vinden het moeilijk om daarmee te stoppen. Alhoewel het veel tijd kost en het niet helpt om met elkaar te zien welke dingen er nu echt toe doen. Om medewerkers en het management te helpen bij het ‘opruimen’, is het opruimproces georganiseerd.

De doelstellingen van het opruimproces zijn:

• de (bureaucratische en administratieve) druk en last bij de medewerkers organisatiebreed te verminderen en verstoringen in de uitoefening van het werk zoveel mogelijk op te heffen

• fysiek en psychisch ruimte te scheppen voor ‘ruimte voor de professional’ door in een veranderingstraject niet alleen maar dingen toe te voegen, maar ook bewust dingen af te schaffen

• teams te helpen om meer te doen met minder inspanningen en zo meer tijd en ruimte te scheppen voor een nog betere zorg- en dienstverlening

• teams te helpen zelf de verspillingen te identificeren en op te ruimen. Dit proces is gebaseerd op de lean-methode.

• commissies en protocollen/procedures op te heffen en/of te verminderen, waarbij het effect van de transitie wordt gemeten

Aanpak
Binnen de organisatie wordt een Werkgroep Opruimdienst opgezet. De Opruimdienst organiseert een proces voor het opruimen. Hierbij gaan medewerkers op zoek naar regels, afspraken, commissies, projecten en processen die niet strikt noodzakelijk zijn of waar men last van heeft en waarvan afscheid genomen kan worden.

De belangrijkste schakel in het opruimproces zijn de teams zelf. Ze gaan zelf aan de slag en leren hun eigen regelruimte te zien en te gebruiken. Dit gebeurt organisatiebreed, in alle diensten en in alle teams.

De Opruimdienst heeft een organisatorische en coördinerende rol binnen het proces, maar de uitvoering ligt vooral bij de teams zelf. Opruimen vindt plaats in 3 teambijeenkomsten door de teams. Er wordt dus niet over medewerkers en hun werk beslist, maar medewerkers verkennen en benutten hun eigen invloed.

Werkwijze
Elk team verzamelt activiteiten, processen etcetera die als lastig worden ervaren. De verzamelde punten worden geordend: Wat is van toegevoegde waarde, wat is niet van toegevoegde waarde maar wel (wettelijk) noodzakelijk, en waarvoor geldt geen van beide en is dus een verspilling?

Vervolgens worden de verspillingen beoordeeld naar oplossingsniveau: wat kan het team zelf opruimen? Wat wordt - met een opruimadvies - voorgelegd aan het management team (MT)? Wat heeft nu minder prioriteit, maar dient later aangepakt te worden?

Conclusies en aandachtspunten
Het is essentieel dat:

• het management zich committeert en dat duidelijk laat zien. Daardoor groeien geloofwaardigheid en vertrouwen in succes van het opruimproces in de teams. Het management steekt het vuurtje aan en creëert een lopend vuurtje.

• medewerkers en leiding een urgentiebesef voelen dat energie opwekt om aan de slag te gaan.

• de medewerkers zoveel mogelijk de visie en strategie begrijpen en daar warm voor worden. Duidelijke, heldere, open en eerlijke communicatie doet het vuurtje aanwakkeren.

• we successen benoemen en de informatie daarover ook delen met andere medewerkers en teams.

De toolkit
De toolkit 'De Opruimdienst' van De Waalboog bestaat uit de volgende onderdelen:

• Handleiding 'Opruimen in de praktijk' (pdf)
  Een handleiding voor de teams/medewerkers die aan de slag gaan met het opruimen. De handleiding geeft inzicht in de werkwijze en doelstellingen en bevat een stappenplan voor de teams om de opruim-methode toe te passen.

• De cirkel van Invloed (pdf)
  Hoe kom je van ‘betrokkenheid’ en ‘last hebben van’ tot ‘invloed uitoefenen’ en ‘zorgen dat (niet)’?  Dit document maakt inzichtelijk hoe de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed zich tot elkaar verhouden, en hoe je door het opruimproces de tweede kunt optimaliseren en benutten.

• De Visiecirkel (pdf)
  Helpt bij het beoordelen van mogelijke verspillingen. Met de visiecirkel kun je het verband leggen van activiteiten en processen met de visie van de organisatie. Dit aan de hand van 4 vragen.

• Tips bij het brainstormen (pdf)
  De do’s en don’ts van brainstormen en een lijst met handige tips voor de brainstormsessie.

• Beslisboom (pdf)
  De beslisboom bevat 2 tot 4 makkelijke stappen om te beoordelen of een activiteit waarde toevoegt cq noodzakelijk is (=>behouden) of de prullenmand in kan (=>opruimen)

• Vierkant prioriteren opbrengsten (pdf)
  Een hulpmiddel om de verspillingen te prioriteren en tops te maken. Helpt bij het in kaart brengen van a) de impact van een verspilling, b) het gemak waarmee de verspilling opgeruimd kan worden, en c) de combinatie van deze twee.

• Opruimformulieren (doc)
  Voor iedere categorie (groen, geel, blauw) noteer je op het betreffende opruimformulier de top 3 verspillingen en wat je bereikt met het opruimen ervan.

• Opruimadvies geel spoor (doc)
  Format waarmee de Opruimdienst de ‘gele’ opruimadviezen van alle teams in kaart brengt en voorlegt aan het MT.