In een eerder artikel (Methode–inflatie) (1) betoogde ik dat je niet klakkeloos methoden moet overnemen, maar vooral ook zelf moet blijven nadenken. De ultieme consequentie is natuurlijk dat je ook een eigen methode kunt maken. Bij dezen wil ik dan ook een nieuwe inkoopmethode voorstellen en wel de expertinkoop.
Alvorens hierop in te gaan wil ik graag nog wat context schetsen vanuit mijn eigen ervaring. Als (inkoop)consultant in meerdere sectoren, maar voornamelijk de (semi)publieke sector, heb ik vaak dezelfde zaken ingekocht. Als je een inkoopproject vaker doet ken je op een gegeven moment de marktpartijen/oplossingen, met hun voor – en nadelen. Vaak weet je ook welke oplossing het beste is voor de klant waar je de inkoopopdracht voor uitvoert.
Desondanks moet er eerst met een multifunctionele inkoopwerkgroep een heel traject doorlopen worden om tot de vaak dezelfde conclusie te komen. De noodzaak voor het uitgebreide traject is voornamelijk dat er draagvlak gecreëerd moet worden in de organisatie. Soms is dat een frustrerende gang van zaken. Als expert zie je de oplossing allang, maar de weg naar implementatie is lang. In veel gevallen zie je de ideale oplossing voor een probleem, maar is de organisatie daar nog niet aan toe.
Dit leidt dan tot de oplossing waar in de organisatie het meeste draagvlak voor is te verkrijgen. Op zich ook een goed resultaat. In een volgende fase weer een nieuwe slag. Dit speelt sterker in overheidsinstellingen dan in andere sectoren waar het democratische gehalte van aansturing lager is. Kan dit ook niet anders zo vroeg ik mij af? Kunnen we niet een groep van experts vragen wat de oplossing is en die gewoon gaan uitvoeren?
Zie daar de basis voor “expertinkoop”. Een voorbeeld; een zorginstelling wil gaan werken met zelfsturende teams. In dat kader wil men dat de zelfsturende teams hun werkzaamheden gaan inplannen in een nieuw aan te schaffen organisatie-brede planningsapplicatie. De organisatie wil in eerste instantie, vanwege goede ervaringen, een inkooptraject uitvoeren met behulp van de Best Value Procurement (BVP) methodiek waarbij er aan de markt een oplossing wordt gevraagd.
Na advies van mijn kant besluit zij, met wat ik voor het gemak de expertinkoop-methode heb genoemd te gaan werken. In dit geval als volgt vormgegeven;
Stap 1; stel een expertteam samen bestaande uit minimaal 3 zo onafhankelijk mogelijke experts (een oneven getal is handig om voor de hand liggende redenen).
Stap 2; laat de experts gezamenlijk interviews houden met de door hen gewenste sleutelpersonen. Dit is totaal anders dan als multifunctioneel inkoopteam (met al dan niet kundige sleutelpersonen) gesprekken te houden met marktpartijen.
Stap 3; laat de experts onderling tot een advies komen.
Stap 4; volg het advies van het expertpanel op.
De organisatie voert vervolgens het expertinkoop-traject uit waarbij de experts het volgende advies hebben gegeven; koop geen organisatie-brede planningsapplicatie, maar laat ieder team zelf beslissen hoe ze het willen doen. Met bestaande tools, MS-Exel of desnoods met een fysiek planbord. Dit is een interessante uitkomst. In de regel heeft een inkoopteam in volle vaart het vizier gezet op het inkopen van een oplossing. Dat is dan ook meestal de uitkomst. In dit geval dus echter niet. Zet kortom experts in, luister naar ze en voer het uit. Dat is vaak de kortste weg naar een oplossing die je zelf misschien nog niet hebt voorzien. Net zoals we doen in dagelijks leven waar we ook mensen met ervaring en/of kennis vragen naar advies.
