In een eerdere blog schreven wij al over de belangrijkste wijzigingen van de nieuwe release die gaat plaatsvinden op 4 april 2022. (1) De overige wijzigingen zijn te lezen in de specificaties van Zorginstituut Nederland. Het grootste deel van de wijzigingen lijkt in handen te liggen van de softwareontwikkelaars doordat er aanpassingen in uw ECD gedaan moeten worden. In deze blog leggen wij u uit welke dingen u zelf kunt doen.
De wijziging met veruit de grootste impact is het verdwijnen van de 303/304 berichten. Vanaf 4 april 2022 is het niet meer mogelijk om via het berichtenverkeer te declareren over boekjaar 2020 en eerder. Om goed voorbereid te zijn op deze wijziging is het nodig om alle toewijzingen over 2020 en eerder binnen te hebben en deze ook gedeclareerd te hebben. Eventuele achterstanden of correcties zullen dus weggewerkt moeten zijn. Zorg er dus voor dat u nu al controleert of deze achterstanden en correcties er zijn en om hoeveel achterstand het gaat, zodat u hier de komende twee maanden nog mee aan de slag kunt.
Een belangrijk aandachtspunt dat apart genoemd wordt in het Landelijke draaiboek uitfaseren declaratie- en factuurberichten 303 en 304, is de trajectfinanciering met staffelproducten. Indien dit voor u van toepassing is, neem dan contact op met de gemeente om te bepalen of deze toewijzingen moeten worden omgezet naar een ander product. Ook deze omzetting moet voor 4 april 2022 afgerond zijn. Indien dit niet gehaald wordt, zal verdere afhandeling buiten het berichtenverkeer om moeten plaatsvinden. Dit zal extra tijd kosten doordat facturen handmatig opgesteld zullen moeten worden.
Naast de voorbereiding op het uitfaseren van de 303/304 berichten is het van belang dat alle personen die binnen uw organisatie werken met het berichtenverkeer op de hoogte zijn van de andere wijzigingen. Op deze manier worden zij niet verrast wanneer zij bijvoorbeeld een ingetrokken toewijzing ontvangen met reden 13 (Verwijderd) of reden 14 (Administratieve correctie). Ook weten zij op welke moment er bij een WMO-toewijzing een startbericht verstuurd mag worden. Dit hangt namelijk af van uw inkoopafspraken met de gemeentes (wel of geen intake als apart product). Daarnaast is vanaf release iJW3.1 in de informatiestandaard van de Jeugdwet vastgelegd dat bij afkeur van een Verzoek om Toewijzing/Wijziging op basis van het woonplaatsbeginsel er een reactietermijn is van 2 weken in plaats van 8 weken.
Om als organisatie goed voorbereid te zijn op de release en alle medewerkers mee te nemen in de wijzigingen, is het van belang om een inschatting te maken van de impact van de verschillende wijzigingen op uw organisatie. Mogelijk zijn niet alle wijzigingen voor u relevant. Bijvoorbeeld omdat u alleen zorg levert vanuit de Wmo of juist alleen vanuit de Jeugdwet.
