Privacy sneller en beter waarborgen: een kwestie van anders denken

‘Al te vaak zie je de neiging om over privacy onnodig ingewikkeld te doen. Begin niet aan de achterkant, maar aan de voorkant.’ De gemeente Leeuwarden bewijst dat privacy dan bijna als vanzelf goed te waarborgen is. Hier de stappen die zij gezet hebben op weg naar goede zorg en bescherming van persoonsgegevens.  

Wijkteams
Vijf jaar ervaring met sociale wijkteams liggen ten grondslag aan de wijze waarop de gemeente Leeuwarden vanaf 1 januari de decentralisatie gaat vormgeven. Juist de professionaliteit van de sociaal werkers wordt hier ten volle benut om straks de juiste zorg te bieden, waarbij ook de privacy stevig verankerd is. In deze living lab-gemeente is bewust de keuze gemaakt voor een iets andere organisatievorm en een werkproces dat een groot deel van de privacyvraagstukken oplost nog voor ze kunnen ontstaan. Tea Bouma, informatieadviseur bij de gemeente Leeuwarden, en Carijn Tulp, privacy-adviseur voor het programma VISD van VNG en KING, lichten de gemaakte keuzes toe. 

Stap 1: coöperatie voor zorgaanbod
Zoals in veel andere gemeenten werkte de gemeente Leeuwarden tot mei 2014 met de klassieke organisatiestructuur: de gemeente als spil, omringd door zorgaanbieders en welzijnsinstellingen met wie afzonderlijk afspraken worden gemaakt. ‘Nu vormen vijf grote maatschappelijke instellingen de coöperatie Amaryllis waarmee wij zaken doen’, zegt Tea Bouma. ‘Van daaruit worden wijkteams samengesteld, waarbinnen de sociaal werkers een sleutelrol spelen. Zij hebben contact met burgers voor wie zorg of hulp gewenst kan zijn. Deze constructie voorkomt dat wij afzonderlijke partijen in een convenant op één lijn moeten zien te krijgen. De gegevensverwerking start bij Amaryllis. Onze samenwerking is gefundeerd op een gedeelde beleidsvisie. Daarin is onder andere vastgelegd dat Amaryllis zich dient te houden aan de Wbp en hoe ze moeten omgaan met persoonsgegevens.’

Stap 2: informatie-analyse
De sociaal werkers in de wijkteams opereren straks als het ware in de frontlinie van de dienstverlening aan burgers. In Leeuwarden zullen zij veel taken op zich nemen die in het verleden door de verschillende aanbieders werden geleverd. ‘Het uitgangspunt’ zegt Carijn Tulp, ‘is: één gezin, één plan, één sociaal werker. Deze professional moet op enig moment informatie inwinnen en uitwisselen. Uitgaande van de dagelijkse praktijk hebben we met de sociaal werkers geanalyseerd hoe en wanneer bij hen het moment komt om gegevens vast te leggen en te delen. Die staande praktijk hebben we vervolgens als het ware laten stollen in een beschrijving van het triage-proces. 

Stap 3: triagemomenten vaststellen en expliciet maken
De kern van de aanpak in Leeuwarden is het expliciet maken van de zogenoemde triage-momenten. Dat zijn de momenten waarop de sociaal werker een beslissing neemt over de route van een casus. Is het een eenvoudige vraag? Of gaat het om meerdere problemen? ‘Dat expliciet maken van de wijze waarop sociaal werkers al te werk gaan, dàt bleek het ei van Columbus’, zegt Carijn. ‘Je ziet dan meteen dat heel veel privacyvraagstukken niet eens gaan spelen, omdat er niet bij elke vraag veel gegevens vastgelegd of gedeeld hoeven te worden. Heel belangrijk is ook dat de bewoner die het betreft er altijd bij betrokken wordt. Daardoor hoef je niet te werken met bijvoorbeeld toestemmingsformulieren die het risico in zich dragen een carte blanche te worden. Veel beter is het om in gesprek met de bewoner duidelijk te maken waarom gegevens gedeeld moeten worden. Steeds is duidelijk waarom de sociaal werker bepaalde informatie nodig heeft, omdat de bewoner steeds meedoet en kan aangeven dat hij/zij gegevensdeling niet noodzakelijk vindt. Je blijft in gesprek met de bewoner en weegt zijn/haar argumenten af. Je maakt als sociaal werker uiteindelijk je keuze en legt deze ook vast. Het doel is duidelijk, net als de noodzaak van de gegevensverzameling en begrenzing daarvan: zoveel als moet, zo weinig als nodig.’

Cruciale stap: begin bij mensen, niet bij systemen
Carijn Tulp en Tea Bouma zien dat veel gemeenten nog verzanden in te complex denken. ‘Het kan verleidelijk zijn en logisch lijken om eerst de hele informatiehuishouding van je gemeente in kaart te brengen, juridische convenanten op te tuigen en te redeneren vanuit worst case scenario’s. Dat kun je allemaal doen, maar dat kost nogal veel tijd. Bovendien: als de mensen op de werkvloer niet weten hoe het moet, heb je alsnog een probleem. Juist daarom hebben wij het omgedraaid. Maak het klein. Ga denken vanuit wat er werkelijk gebeurt. Ga kijken waar de triage-momenten zijn en hoe je die ingericht wilt hebben. De sociaal werker weet vanuit zijn of haar ervaring bij een complexe casus wie moeten aanhaken en wat die zou moeten weten. Heel belangrijk is ook dat de bewoner om wie het gaat steeds meedoet. Dat is wezenlijk anders werken dan dat je eerst informatie over 
iemand gaat verzamelen in bronbestanden of uitkeringssystemen. Dat is niet gewenst. Niet vanuit praktische overwegingen en zeker niet vanuit privacyoverwegingen.’

Van praktijk naar beleid en governance
De triage zoals Leeuwarden die nu vorm geeft, is één van de vijf puzzelstukken die tezamen de privacy moeten waarborgen. Tea Bouma over de vervolgstappen: ‘Door de werkwijze die wij hanteerden, hebben we al een flinke beweging gemaakt naar beleid en governance. We weten immers wie de regie voert, wie er controleert en hoe de coöperatie verantwoording aflegt. We hebben ook al de contouren van het beleid, we weten al goed hoe we met persoonsgegevens omgaan. Het expliciet maken van de triage heeft er ook toe geleid dat met name de sociaal werkers zich er bewust van worden. Het wordt a way of life voor ze. We zijn er zeker nog niet. De sociaal werker is de spil in het geheel en moet zorgvuldig en bewust gegevens delen. Hiervoor starten we aan het eind van het jaar ook een scholingsprogramma. We hebben zulke grote stappen kunnen zetten, omdat we zijn begonnen bij de dagelijkse praktijk.’