Gemeenten dragen de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van passende zorg en ondersteuning aan inwoners die dit nodig hebben volgens de Wmo en de Jeugdwet. Toezicht en contractmanagement zijn hierbij belangrijk. In dit artikel nemen we je kort mee in enkele basisprincipes van toezicht en contractmanagement en hoe deze functies complementair zijn en geven we een aantal concrete tips.
Gemeenten dragen de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van passende zorg en ondersteuning aan inwoners die dit nodig hebben volgens de Wmo en de Jeugdwet. Hierdoor zijn zij ook belast met het waarborgen van de kwaliteit en continuïteit van de diensten die zij aanbieden binnen de Wmo en de Jeugdwet. Dit houdt ook in het toezicht houden op de naleving van deze wet, zowel op het gebied van kwaliteit1 als rechtmatigheid en doelmatigheid. Deze verantwoordelijkheid brengt belangrijke taken met zich mee en in de praktijk rijst met regelmaat de vraag: valt dit onder toezicht of onder contractmanagement? Want het is dan onduidelijk wat de actie moet zijn en ook wie, welke actie moet ondernemen. In dit artikel nemen we je kort mee in enkele basisprincipes van toezicht en contractmanagement. Dit artikel is geen uitputtend werk en gaat niet altijd in op de nuances die er zijn op dit vlak. Het is vooral bedoeld om helderheid te geven over de mogelijkheden in samenwerking tussen beide rollen, waarin zij complementair kunnen zijn aan elkaar.
Om te beginnen eerst een korte een schets van de basisprincipes van toezicht en contractmanagement. Dit is niet alles omvattend, maar geeft de richting aan. Toezicht richt zich op rechtmatigheid (Jeugdwet en Wmo) en kwaliteit (Wmo). Het omvat alle activiteiten die worden ondernomen om te controleren of wordt voldaan aan de wettelijke eisen aangevuld met eisen vanuit de gemeentelijke verordeningen, nadere regels en contracten. Deze activiteiten zijn gericht op het verzamelen van informatie en het vormen van een oordeel over de rechtmatigheid en ook, bij de Wmo, kwaliteit. Het doel van toezicht is het bevorderen van de naleving van deze regels en voorwaarden.
Contractmanagement stuurt op het realiseren van de inhoudelijke doelen die de gemeente vanuit de inkoop met het contract voor ogen staan. Het gaat om actief beheren en monitoren van de contracten en de naleving (toezicht vanuit het contract) van de daarin vastgelegde afspraken, waarin ook gelet wordt op subjectieve aspecten, zoals de mate van samenwerking. De contractmanager draagt bij aan de kwaliteit van zorg en ondersteuning door inzicht te bieden in de mate waarin aanbieders voldoen aan de afgesproken (kwaliteits)eisen. Zij controleren dus op de overeengekomen voorwaarden uit de contracten.
Met toezicht en contractmanagement is het mogelijk om ook te handhaven. Handhaving houdt in dat de gemeente aanbieders aanspreekt op het naleven van de voorwaarden en verplichtingen die zijn verbonden aan de geboden voorziening(en). Door passende maatregelen te nemen wanneer aanbieders niet aan de gestelde voorwaarden voldoen, worden zij gestimuleerd om te voldoen aan de geldende eisen.
In de praktijk moet het natuurlijk draaien om samenwerking in het geheel tussen alle partijen, waaronder: aanbieders, lokale teams, backoffices, toezichthouders, contractmanagers, business controllers, beleidsmedewerkers, data analisten, juristen enzovoorts.
Het gaat om samenwerking, maar hoe kunnen de rollen toezicht en contractmanagement elkaar aanvullen?
Er is dus sprake van een rolverdeling tussen contractmanager en toezichthouder. Dat kan leiden tot een mooie samenwerking in het speelveld. Beide rollen zijn om te beginnen gebaat bij een goed georganiseerde structuur van de backoffice, administratie en contractbeheer, omdat dit bijdraagt in het vervullen van de taak. Contractbeheer en administratie ondersteunen het contractmanagement en toezicht bij de uitvoering. Daarnaast vormt het een belangrijke basis voor monitoring.
De informatie uit de administratie, onder andere berichtenverkeer en declaraties, biedt overzicht en inzicht in de prestaties die worden geleverd en kunnen worden getoetst aan de hand van de contracten. Bij goed gebruik van de gegevens, met inzet van data-analisten, kunnen indicatoren opgesteld worden en gemonitord om bijvoorbeeld gestructureerd te monitoren op rechtmatigheid en doelmatigheid van de geleverde zorg. Een waardevolle bron voor contractmanagement en toezicht.
Gecontracteerde aanbieders voldoen bijvoorbeeld soms niet aan de contractuele (kwaliteits)eisen. Dat kan leiden tot ontbrekende of ontoereikende zorg, onrechtmatige betalingen en ontoereikend aanbod van zorg. Contractmanagement of toezicht kunnen in actie komen als zij proactief data monitoren of reageren op signalen. Afstemming tussen beiden is hierin van belang.
Een contractmanager stuurt hiermee op basis van de contracten en administratie op de zorgverlening van de aanbieder en controleert de naleving van de gestelde eisen en voorwaarden. Deze sturing en controle zijn gericht op het handhaven van een goede samenwerkingsrelatie om zo de zorg en ondersteuning te waarborgen, volgens de afspraken in het contract. Dit richt zich op een proactieve benadering in samenwerking met de aanbieder.
De toezichthouder zal achteraf controleren of de zorgverlening daadwerkelijk en conform de wettelijke, gemeentelijke verordeningen en contractuele voorwaarden heeft plaatsgevonden. Waarbij het van belang is dat de toezichthouder een onafhankelijke positie inneemt.
In aanvulling hierop is van belang om alert te zijn op het handelen binnen de juiste bevoegdheden. Contractmanagement richt zich op de naleving van de contracten (toezicht op grond van het privaatrecht), terwijl de toezichthouder toezicht houdt op grond van het bestuursrecht.
Het aanstellen van één regisseur die verantwoordelijk is voor het coördineren van het proces is hierin aan te raden. Het vraagt afstemming om de juiste actie van controle in te zetten. Een regisseur kan hierin behulpzaam zijn het proces te faciliteren. Bijvoorbeeld om de vraag helder te krijgen: wie doet wat en wanneer?
Dit is vooral ook belangrijk bij het doen van controles, kort op een rijtje de controles op rechtmatigheid: Vanuit toezicht2:
Formele controle;
Materiële controle;
Fraude-onderzoek;
Detailcontrole kan een onderdeel zijn van materiële controle of fraude-onderzoek;
Controle op naleving van contractvoorwaarden en (kwaliteits)eisen. Deze voorwaarden omvatten onder andere aspecten zoals kwaliteit, administratieve voorwaarden en het declaratieprotocol. Een belangrijk hulpmiddel hierin is een afwegingskader om de ernst van de situatie en de zwaarte te kunnen bepalen om passende maatregelen in te zetten.
Stel één regisseur aan binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor het coördineren van het controleproces.
Plan regelmatig overleg met vaste agenda tussen toezicht, handhaving, contractmanagement.
Implementeer een afwegingskader voor contractmanagement. Neem daarin op de ernst van de situatie afgezet tegen de kans op herhaling. Aanvullend categorisering van zwaar naar licht om passende maatregelen te kunnen nemen.
Richt één centraal meldpunt op voor signalen over zorg, zodat het gemakkelijk is voor: inwoners, gemeentemedewerkers en professionals om signalen of vermoedens van ondermaatse kwaliteit of zorgfraude te melden.
Maak afspraken over het behandelen en opvolgen van signalen die via het regionale centrale meldpunt of andere kanalen worden ontvangen, intern binnen de organisatie.
Maak afspraken met alle partners over zorgvuldige informatie-uitwisseling om signalen op te pakken en uit te wisselen.
Maak gebruik van een goed georganiseerde backoffice voor overzicht en inzicht. Een belangrijke basis voor contractmanagement en bron voor toezicht.
Werk samen met een data-analist met kennis van het sociaal domein.
Zorg voor een leercyclus door samen te analyseren wat de uitkomsten uit de controles zouden moeten betekenen voor o.a. inkoop, contracten, inrichten en functioneren van administratie en contractmanagement.
