Inkopers hebben tegenwoordig een gevuldere gereedschapskist dan vroeger. En dat is maar goed ook. Met alleen een hamer, vlieg je immers ieder probleem aan als een spijker. Denk aan de uitvraag bij meerdere partijen met een zelf opgestelde eisenlijst. En er zijn steeds meer andere nuttige instrumenten, zoals Best Value Procurement, dat door het peilen van de expertkennis van de aanbieders probeert om de partij te selecteren die duidelijk boven de rest uitsteekt. Als het gaat om aanbesteden in de publieke sector, bestaat er een keur aan aanbestedingsinstrumenten waar uit gekozen kan worden. Alvorens een inkoopmethodologie te kiezen, is het belangrijk dat er eerst gekeken wordt naar wat je beleid is. Wat wil je nu bereiken? De inkoopmethode volgt daaruit, en niet andersom. Toch is een tegenovergestelde situatie wel vaak het geval.
In het sociaal domein hoor je vaak discussies over inkoopmethoden. Bijvoorbeeld of de open house-constructie nu wel of niet (meer) moet worden toegepast. Los van het feit of een inkoopmethode niet meer in de mode is of niet meer toepasbaar lijkt, is het verstandig om het wel achter de hand te houden. Inkopers hebben dat ook nodig, want hun tegenspelers in de markt zijn met allerlei beïnvloedingsmethoden tot de tanden toe bewapend. Denk aan het ondertussen klassieke werk Influence: The Psychology of Persuasion van de onvolprezen psycholoog Robert Cialdini. De lessen uit dit werk heeft Ordina eerder met veel succes in de overheidsmarkt ingezet. Of het door marketeer James C. Anderson in Value Merchants beschreven model waarmee bepaald kan worden hoe waardevol je product/dienst is voor de klant. Op basis van deze informatie kun je de prijsstelling aanpassen, om vervolgens een zo groot mogelijk deel van die waarde te verkrijgen. De farmaceutische industrie past dit al veelvuldig toe.
Maar dat neemt niet weg dat inkopers iedere keer worden geconfronteerd met dilemma’s, ongeachte welke inkoopmethodiek je ook gebruikt. Het is namelijk altijd subjectief (tenzij het alleen over prijs gaat). Mensen moeten het beoordelen. Interessant genoeg weten we steeds meer over hoe we goede beslissingen moeten nemen. Belangrijk is in iedere geval om vooraf te bepalen hoe je de beslissing gaat nemen. Toen ik bijvoorbeeld een huis kocht, kwamen mijn vrouw en ik overeen om allebei een vetorecht te hebben, zonder noodzakelijke onderbouwing. De reden daarvoor was om te voorkomen dat de een de ander zou overtuigen. Dan kan gebeuren doordat de een meer uitgesproken of dominanter is, of dat de ander net geen goede argumenten op dat moment kan vinden. Je wilt ten slotte niet dat een van de twee achteraf spijt krijgt.
Maar hierdoor kun je alsnog de mist ingaan. Het werd pijnlijk toen ik een door mijn vrouw voorgestelde zestiende-eeuws pand bij binnenkomst al afwees, en ik eigenlijk niet eens wist waarom (pas later kreeg ik door dat ik veel licht en hoogte belangrijk vond).
Inkopen als professie is echter veelal een groepsbeslissing. Dat kun je ruwweg inrichten op twee manieren: je beoordeelt de input van je inkoopproject groepsgewijs, of elk jurylid geeft apart zijn/haar mening. De wetenschap, bij monde van onder meer gedragseconoom Dan Ariely, stelt dat het verstandiger is om iedereen apart te laten kiezen. Als je het als groep gezamenlijk doet, drukken de meer assertieve of extraverte personen een grotere stempel op de uitkomst dan de wat meer introverte personen. Ook kan group think een rol spelen. In een dergelijk scenario conformeert de groep zich te snel aan een beslissing; afwijkende meningen worden zonder aarzeling genegeerd. Dat komt begrijpelijkerwijs de uitslag niet ten goede.
Een andere valkuil is dat er sprake kan zijn van default bias, waarbij men geneigd is om eerdere te kiezen voor de bestaande optie. Dat zie je ook terug in onderzoek naar inkooptrajecten waarbij bestaande (incumbent) leveranciers vaker aanbestedingen winnen dan nieuwkomers. Nu hebben bestaande partijen nog wel meer voordelen, zoals opgebouwd sociaal kapitaal, eerdere investeringen, risico-aversie, maar toch. Het is zaak om inkopers en juryleden goed te trainen en de juiste methodiek uit te kiezen om de spijker op zijn kop te slaan.
