Velen zullen onderschrijven dat het beoordelen van inschrijvingen het leukste, maar ook het spannendste onderdeel van een aanbestedingsprocedure is. De beoordeling is hét moment waarop alle inspanning die je in de aanbesteding hebt gestoken bij elkaar komt. Het moment waarop duidelijk wordt of marktpartijen jouw behoefte hebben begrepen en of zij in hun inschrijving een goed aanbod hebben gedaan. Maar dat maakt beoordelen op zich ook een complexe activiteit. Hoe bedwing je die spanning om de beoordeling gedegen en professioneel aan te vliegen? Zonder daarbij de lol plat te slaan.
Om de beste aanbieding te bepalen, is het zaak om eerst de inschrijvingen te beoordelen. Over de wijze waarop dit gebeurd staat niet veel in de Aanbestedingswet 2012. De wijze waarop de beoordeling van inschrijvingen in een aanbestedingsprocedure plaatsvindt, hangt vooral af van hetgeen in de aanbestedingsstukken is opgeschreven. Als procesbegeleider heb ik bij verschillende aanbestedingsprocedures beoordelingsteams mogen begeleiden met het voorbereiden en beoordelen van inschrijvingen. Daarbij geef ik altijd de volgende zes vuistregels mee.
De eerste vuistregel lijkt simpel, maar is eigenlijk dé gouden vuistregel: ruim voldoende tijd in voor het lezen en beoordelen van de inschrijvingen. Houd hierbij rekening met het maximaal aantal pagina’s aan leeswerk dat je hiervoor kunt verwachten en zorg daarnaast voor een rustige ruimte om deze in stilte te lezen en beoordelen.
De eerste keer dat je alle inschrijvingen voor je ziet, krijg je het gevoel dat je tegen een dikke stapel teksten en paperassen aankijkt. In de meest ideale situatie krijg je het gevoel dat je verschillende oplossingen voor jouw project aangereikt krijgt. Om zover te komen moet je alle informatie in de inschrijvingen eerst in je opnemen. Lees daarom eerst, voordat je de inschrijvingen gaat beoordelen, alle ingediende stukken één keer globaal door. Zo krijg je sneller het gevoel dat je oplossingen aangereikt krijgt in plaats van het gevoel van weerstand door een dikke stapel teksten en paperassen.
Lees en beoordeel per criterium de ingediende stukken door. Beoordeel dus eerst de ingediende stukken voor criterium 1 van inschrijver A, vervolgens de ingediende stukken voor criterium 1 van inschrijver B enzovoorts. Hierbij is het doel niet om de inschrijvers te vergelijken, maar om het beoordelingskader bij het beoordelen van elk criterium scherp voor ogen te houden.
De beoordelingscijfers met de bijhorende motivaties voor de inschrijvingen mogen alleen gebaseerd zijn op de in de aanbestedingstukken beschreven criteria en hetgeen in de inschrijvingen is beschreven. Dit mag niet aangevuld worden met eigen algemene kennis of aannames over de inschrijvers. Het is onvermijdelijk dat je een eigen mening hebt bij de aanbiedingen, probeer dat ook niet tegen te gaan. Wees je er vooral bewust van wanneer je mening de boventoon voert en ga dan terug naar een zuivere beoordeling van de criteria.
Houd rekening met het uitgangspunt in de aanbestedingstukken. Een belangrijke vraag hierbij is: ‘Krijgt elk aspect van een criterium bij het beoordelen een eigen score of worden de verschillende aspecten in elk criterium integraal beoordeeld?’ Het kritische antwoord op deze vraag, neem je bij het beoordelen van de inschrijving in acht en je past je manier van beoordelen hierop aan.
Ten slotte, stel jezelf bij het toekennen van het beoordelingscijfer bij elk criterium de vraag: ‘Waarom krijgt dit criterium niet een hoger of lager beoordelingscijfer? Kan ik het beoordelingscijfer in de motivatie objectief onderbouwen?’ Afhankelijk van het kritische antwoord dat je op deze vraag geeft, pas je indien nodig je beoordelingscijfer met de bijhorende motivatie aan.
In eerste oogopslag lijken deze vuistregels logisch en vanzelfsprekend. Desalniettemin hebben diverse beoordelingsteams beaamd dat deze vuistregels de handvatten waren die zij nodig hadden om in een aanbestedingsprocedure op een weloverwogen wijze en objectief de beste aanbieding te bepalen. De zes vuistregels voor beoordelingsteams zijn in alle situaties relevant, ongeacht de concrete wijze van beoordelen of de complexiteit van de aanbestedingsprocedure.
