De overheid zet sterk in op het verlichten van de administratieve lasten in de Jeugdzorg en Wmo. Rita Verdonk is aangesteld als speciaal ambassadeur en overal in het land worden zogeheten schrapsessies gehouden. Allen met maar één doel: minder tijd besteden aan administratie en meer tijd voor ‘handen aan het bed’. Maar welke grote irritaties ervaren zorgaanbieders nog altijd? In het eerste artikel van deze vierdelige reeks over administratieve lastenverlichting hebben we gekeken naar de top vijf irritaties van gemeenten over de administratieve keten van het sociaal domein. In dit tweede artikel kijken we naar de top vijf irritaties bij zorgaanbieders.
Met stip op 1 staat gebrek aan vertrouwen. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de inkoop van de jeugdzorg en Wmo. In de praktijk zien we dat gemeenten hierbij een haast niet te stoppen drang hebben aan informatie vanuit zorgaanbieders. Contractueel worden zorgaanbieders verplicht gedurende de contractperiode periodiek managementinformatie, rapportages, voortgangsverslagen, behandelplannen en lijstjes aan te leveren bij gemeenten.
Veel van deze informatiebehoefte wordt veroorzaakt door onzekerheid. Politiek incorrect gesteld: de gemeenteambtenaren denken dat zij door de afvinklijstjes en de rapportages grip hebben op de zorg, beter in controle zijn en op het moment dat het fout gaat gedekt zijn. Kortom: een groot deel van de informatiebehoefte komt voort uit risicoreductie terwijl dit een schijnzekerheid is.
Wanneer zorgaanbieders en gemeenten met elkaar op basis van vertrouwen zouden handelen, dan zou een zeer groot deel van deze informatie uitwisseling niet nodig zijn. Aanbieders en gemeenten kunnen afspraken maken dat een gemeente gerechtigd is om informatie op vragen indien zij gerede twijfel heeft over de kwaliteit of signalen heeft ontvangen van onrechtmatigheid of misstanden. In dit geval zal bij de grote meerderheid van zorgaanbieders – waar het wél goed gaat – niet tot nauwelijks extra management informatie aangeleverd hoeven worden.
De kwaliteit van de zorg boet er niet op in, er is daarmee zelfs méér tijd over voor het primaire proces: goede zorg leveren aan de cliënten. Maar niet alleen komt dit tot uiting in de informatievoorziening, ook zien we in sommige regio’s nog relatief kort lopende contracten tussen zorgaanbieders en gemeenten.
We hebben inmiddels nationale standaarden voor de wijze waarop het berichtenverkeer plaatsvindt, de informatie bij het CAK voor de eigen bijdrage moet worden aangeleverd, hoe de informatie naar de SVB moet etcetera. Maar een landelijke standaard voor rapportages ontbreekt.
Het gevolg? Iedere gemeente of regio wil informatie weer anders aangeleverd hebben:
Een ander formaat
Een andere tijdsspanne
Een andere inhoud van kolommen en velden
Een andere volgorde van kolommen en velden
Een andere definitie van kolommen en velden
Een andere frequentie waarmee informatie moet worden aangeleverd
Een ander (beveiligd) kanaal waar de informatie moet worden aangeleverd
Kortom: zelfs als de informatiebehoefte wordt betemd (zie 1) zou ik graag een lans willen breken voor het meer standaardiseren van managementinformatie en rapportagestandaarden.
Er zijn zorgaanbieders die specifiek medewerkers in dienst hebben om de data die zij hebben, om te zetten naar de rapportages richting de gemeenten en regio’s. Op het moment dat we hier meer in standaardiseren zouden software leveranciers dit ook kunnen automatiseren en inbouwen in hun administratieve systemen.
Voor het berichtenverkeer gelden inmiddels goed omschreven GGK-standaarden en een bijbehorend Standaard Administratie Protocol. Dit biedt altijd nog voldoende beleidsvrijheid doordat de drie verschillende uitvoeringsvarianten worden ondersteund (taakgericht, outputgericht en inspanningsgericht), waarbij specifieke elementen nog altijd op gemeentelijk/regionaal niveau kan worden vastgelegd in een afsprakenkaart.
Desalniettemin zien we bij veel regio’s en gemeenten afwijkende afspraken (die niet in lijn zijn met het landelijke administratieprotocol!). Kortom: zelfs waar standaarden zijn, zien we in veel regio’s dat gemeenten zich hier niet aan conformeren. Als we met elkaar écht de administratieve lasten willen verlichten is dit mijns inziens toch het eenvoudigst uit te bannen. Rita Verdonk heeft het in haar schrapsessies altijd over “Snappen, schrappen en kappen”. Alle gemeenten moeten hierbij kappen met van de landelijke regels af te wijken.
De producten catalogus ligt minder zwart wit dan de overige punten. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid om de best passende zorg voor hun burgers in te kopen. Dit moet passen bij het karakter van de gemeente en de (beleids)uitgangspunten van de gemeente. Dat hier uit resulterend verschillende visies komen op het productenaanbod en daarmee dus ook diversiteit in het aanbod is verklaarbaar en zelfs logisch.
Maar daar zijn we wel enorm in doorgeschoten. Zelfs bij relatief homogene producten zoals huishoudelijke hulp zien we veel verschillende variaties, met uiteenlopende productbenamingen en productcodes.
Een aantal voorbeelden van variaties die niet bijdragen aan administratieve lastenverlichting doordat gemeenten ieder op een andere wijze hiermee omgaan zijn:
Afspraken over (en declarabel zijn van) reistijd;
Afspraken over (en declarabel zijn van) intakes;
Afspraken over (en declarabel zijn van) intervisie;
Afspraken over (en declarabel zijn van) no-show van klanten;
Afspraken over accountantsverklaringen, bestuurdersverklaringen en de grenzen daarvan;
Indexatie van tarieven;
Gebruik van ZZP’ers;
Vereiste certificeringen
Net op de grens van administratieve lastenverlichting, maar zeker in de top 5 van ergenissen van zorgaanbieders: het administratieve proces en de tijdsduur voordat een burger een indicatie krijgt en daarmee ook de tijdsduur totdat de zorgaanbieder de toewijzing heeft ontvangen.
Veel gemeenten zetten in op een gedegen vooronderzoek naar ‘de vraag achter de vraag’, in sommige gemeenten zelfs verwoord in verplicht huisbezoek en uitgebreid onderzoek naar de zelfredzaamheid en mogelijkheden in het eigen netwerk van de burger. De werkdruk bij consulenten, wijkteams en jeugdteams is groot en gevolg is dat de wettelijke termijnen voor het afhandelen van een melding of het afgeven van een beschikking veelvuldig niet worden gehaald.
Maar er zit nog een ander effect: het gaat om vaak kwetsbare burgers, waarbij het niet tijdig doorverwijzen, de langdurige onzekerheid over doorverwijzing en de grote administratieve rompslomp voorafgaand aan een toewijzing de situatie nog verslechterd. Feitelijk is de burger hierdoor nog verder het moeras in gezakt en is de problematiek zwaarder geworden dan noodzakelijk.
Eerder publiceerden we de top 5 irritaties bij gemeenten over de administratie in het sociaal domein. In de aankomende weken publiceren we:
Deel 3. Top 5 kansen voor gemeenten binnen de administratieve keten in het sociaal domein
Deel 4. Top 5 kansen voor zorgaanbieders binnen de administratieve keten in het sociaal domein
