Rekenkamer Leiden & Leiderdorp: ‘Duidelijkheid vraagt meer dan heldere taal’

De Rekenkamer onderzocht concrete voorbeelden. Een treffend voorbeeld vonden de onderzoekers bij de Leidse 'koelkastregeling' voor minima, waarbij de regeling zo ingewikkeld bleek dat er geen eenvoudige beeldbrief van gemaakt kon worden. "Dit was hét moment om de rode vlag te hijsen en de regeling aan te passen, maar dat gebeurde niet," aldus Marije van den Berg, lid van de Rekenkamer. "In plaats daarvan werd er een gewone brief opgesteld, waarna welzijnswerkers veel tijd nodig hadden om de regeling uit te leggen aan de doelgroep."

Bijzondere onderzoeksmethode: het pad terug volgen

Voor dit onderzoek koos de Rekenkamer een vernieuwende aanpak. "We gaven bureau theRevolution opdracht om te beginnen bij het eindpunt - de communicatie-uiting aan inwoners - en van daaruit het pad terug te volgen naar de beleidsvorming," licht Van den Berg toe. De onderzoekers gingen samen met de betrokken ambtenaren na hoe de communicatie-uitingen tot stand waren gekomen. “Door deze aanpak konden we precies zien waar het mis ging en waar het juist goed werkte”.

Verschil tussen Leiden en Leiderdorp

In Leiden, een grotere organisatie met vaak specialistische ambtenaren, zijn meer mensen en afdelingen betrokken bij beleid en communicatie. Dit vraagt veel afstemming. In de onderzochte casussen sneeuwde duidelijkheid’ daarbij soms onder. Leiderdorp is een kleinere gemeente, waardoor minder ambtenaren betrokken zijn. Zij weten elkaar goed te vinden. Dit maakt snelle afstemming mogelijk en dat komt de duidelijkheid ten goede. Tegelijk is dat een kwetsbaarheid: kennis lekt weg als medewerkers vertrekken en het maakt het verbeteren van processen lastiger.

Het onderzoek laat zien dat in Leiden veel richtlijnen voor het maken van beleid en de communicatie naar de inwoners op papier staan, terwijl Leiderdorp er weinig heeft. De Rekenkamer vond echter geen directe relatie tussen de hoeveelheid richtlijnen en de mate van duidelijkheid in de praktijk.

Verantwoordelijkheid bij beleidsmakers

"De verantwoordelijkheid voor duidelijk beleid ligt bij beleidsmakers," benadrukt Van den Berg. "Zij zijn degenen die beleid en regelingen bedenken en moeten testen, maar dat lukt in de dagelijkse praktijk lang niet altijd.” Communicatieadviseurs kunnen hieraan bijdragen, maar worden in Leiden soms pas laat in het proces betrokken. Onduidelijk is wie eindverantwoordelijk is voor de gewenste duidelijkheid en waar de conclusie moet worden getrokken om de communicatie als gevolg van het beleid niet 'uit te laten gaan' als het onduidelijk en mogelijk zelfs onuitvoerbaar is.