Bij het krijgen van een pgb horen de volgende voorwaarden en verplichtingen:
1. Pgb-vaardigheid
Een budgethouder moet pgb-vaardig zijn. Dit betekent dat iemand weet welke zorg diegene nodig heeft en in staat is goede afspraken te maken met een zorgverlener. Pgb-vaardigheid wordt door de pgb-verstrekker geëvalueerd, om te voorkomen dat iemand in de problemen komt vanwege bijvoorbeeld het inkopen van zorg die niet gepast is.
2. Het maken van afspraken met zorgverleners
Bij het inkopen van zorg als budgethouder neemt iemand zelf zorgverleners in dienst. Daarbij is het kunnen vinden en kiezen van passende zorg van groot belang. De budgethouder legt de gemaakte afspraken met zorgverleners in zorgovereenkomsten vast.
Wanneer de pgb-verstrekker een gemeente of een zorgkantoor is, dient er gebruik te worden gemaakt van de modelovereenkomst van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Wanneer de pgb-verstrekker een zorgverzekeraar is, kan de budgethouder een modelovereenkomst van de SVB gebruiken, of zelf een zorgovereenkomst opstellen.
3. Het aansturen van zorgverleners
De budgethouder stuurt zijn/haar zorgverlener aan, houdt in de gaten of er aan de afspraken wordt gehouden en declareert de gewerkte uren van de zorgverlener bij de SVB. In geval van ziekte bij de zorgverlener, moet de budgethouder dit melden bij de SVB; ook het zoeken van vervanging in geval van ziekte of vakantie valt onder de verantwoordelijkheden van de budgethouder. De zorgvrager dient zelf de zorgkwaliteit te beoordelen en indien nodig met de zorgverlener hierover te schakelen.
4. Administratie
Wanneer iemand pgb ontvang hoort daar ook bepaalde administratie bij, zoals een overzicht van afspraken en betalingen en het terugvinden van uitgegeven bedragen. Het behouden van de regie hierover is belangrijk voor de budgethouder zelf, maar ook voor het geval dat hier door de verstrekker om wordt gevraagd. De administratie moet 5 jaar lang door de budgethouder bewaard blijven.
Vanaf 1 juli 2024 gelden er nieuwe regels wat het beheren van het pgb betreft. Een pgb kan volgens deze wijziging alleen beheerd worden door de budgethouder zelf (als deze handelingsbevoegd en pgb-vaardig is), door een wettelijk vertegenwoordiger of door een gevolmachtigde.
