In drie eerdere artikelen zijn we ingegaan op irritaties bij gemeenten, irritaties bij zorgaanbieders en kansen bij gemeenten ten aanzien van administratieve lastenverlichting.(1,2,3) Ook voor zorgaanbieders liggen er kansen: kansen om zelf krachtig door te pakken en de administratieve lasten te lijf te gaan.
Vanuit het programma ‘Ontregel de Zorg’ zijn in het land overal, onder aanvoering van Rita Verdonk schrapsessies gehouden. Hierbij zijn professionals vanuit gemeenten, zorgaanbieders en andere ketenpartners concreet met elkaar gaan samen zitten om te onderzoeken waar de meeste tijd aan administratieve lasten verloren gaat en op welke wijze dit tegengaan kan worden: allen met één doel: verlaging van de regeldruk. Dit heeft overal in het land al geleid tot nieuwe werkwijzen, schrappen van formulieren of vereiste handtekeningen en vereenvoudiging van procedures en formulieren.
Maar dit hoeft niet altijd op ‘grote schaal’. Ook binnen uw eigen organisatie kunt u eens met een kritische blik kijken naar de gehanteerde regels, procedures en formulieren en gezamenlijk de nut en noodzaak bepalen. Om dit proces te begeleiden is vanuit het programma Ontregel de Zorg een draaiboek opgesteld. Met dit draaiboek kunt u eenvoudig dergelijke sessies organiseren binnen uw eigen organisatie (of gezamenlijk met uw ketenpartners) – vanuit de overtuiging dat het beter kan, begint de eerste stap vandaag!(4)
Dit punt is zowel van toepassing op zorgaanbieders als gemeenten. Vraag zorgaanbieders én gemeenten wat zij momenteel zien als het grootste probleem in de zorg en de kans is groot dat zij aangeven dat er te weinig vertrouwen is.
Wanneer zorgaanbieders en gemeenten met elkaar op basis van vertrouwen handelde zou een zeer groot deel van deze informatie-uitwisseling niet nodig zijn. Veel administratieve druk kan voorkomen worden door in de contractvoorwaarden gezamenlijk toe te werken naar een model waarbij niet alle aanbieders periodiek een grote hoeveelheid aan informatie moeten aanleveren, maar dat de gemeente gerechtigd is om deze informatie op te vragen.
Aanbieders en gemeenten kunnen afspraken maken dat een gemeente gerechtigd is om informatie op vragen indien zij gerede twijfel heeft over de kwaliteit of signalen heeft ontvangen van onrechtmatigheid of misstanden. In dit geval hoeft de grote meerderheid van zorgaanbieders – waar het wél goed gaat – niet tot nauwelijks extra managementinformatie aan te leveren.
Vergelijk het met iemand die een leaseauto heeft met een verklaring van geen privégebruik. Dan hoeft de gebruiker ook niet iedere maand alle gereden ritten en verklaring van de kilometers aan de belastingdienst door te geven, maar de overheid is gerechtigd om bij gerede twijfel of willekeurige controle wél deze gegevens op te vragen. Dit scheelt veel administratieve druk, zowel bij de gebruiker als bij de overheid. In die lijn zouden gemeenten en aanbieders tijdens de voorbesprekingen over de contractvoorwaarden mijns inziens moeten kijken naar alle randvoorwaarden, eisen en procedures waar aanbieders aan moeten voldoen, waarbij:
a.) kritisch wordt gekeken of het bijhouden überhaupt een bijdrage levert aan de kwaliteit van de zorg, de doelmatigheid of rechtmatigheid en de meerwaarde in verhouding staat tot het werk dat aanbieders (en gemeenten) eraan hebben;
b.) kritisch gekeken wordt naar de noodzaak om dit periodiek verplicht aan te leveren. Veelal zal het afdoende zijn om te eisen dat -indien noodzakelijk- de aanbieder het binnen redelijke tijd kan opleveren.
Het kan veel administratieve lasten schelen! Denk bijvoorbeeld aan bepalingen ten aanzien van:
Verplichte aanlevering van behandelplannen (die niet of nauwelijks worden gelezen);
Schrappen van ‘vier ogen procedures’;
Vereenvoudigd indicatieproces bij een verzoek om toewijzing vanuit aanbieders;
Schrappen van onnodige controle protocollen die in de praktijk niets opleveren;
Schrappen van aanleveren van (niet gelezen) managementinformatie door aanbieders;
Verplicht bijhouden van gemiddelde wachttijd op de website van de aanbieder, waar nooit Iemand op controleert;
Als aanbieder kun je richting de gemeente bijna de stelling aannemen: als het geen administratieve voordelen oplevert, waarom zou ik dan gecontracteerd willen zijn als Zorg In Natura aanbieder?
Zorgaanbieders hebben passie voor het leveren van goede zorg! Dat staat buiten kijf. Maar de backoffice (declaratieprocessen, productieverantwoording, accountantscontrole, e.d.) is bij veel aanbieders nog altijd geen topprioriteit. Terwijl juist in deze processen nog veel te winnen valt.
Wanneer processen, tarief- en contractafspraken met uw gemeenten en journalisering goed zijn ingeregeld en uw werknemers goed en eenvoudig in staat worden gesteld de geleverde zorg te registreren, leidt dit tot veel minder handmatig werk en tot minder frustraties over afgekeurde declaratieregels.
Daarmee leidt het niet alleen tot minder administratieve lasten: u heeft als aanbieder ook meer regie op de resultaten van de onderneming en het kan zelfs een positieve uitwerking hebben op de winstgevendheid van de onderneming. Onlangs was ik bij een zorgaanbieder waarbij werknemers in hun agenda tijd konden reserveren ten behoeve van voorbereiding van bezoeken aan een klant en de opvolging. Sommigen deden dit keurig, maar een groot deel van hen noteerde dit niet. Niemand had oog voor het feit dat deze indirecte uren grotendeels ook gefactureerd werden. Het niet registreren aan de voorzijde leidde daarmee allereerst voor minder zicht op de werkelijke belasting van de werknemers, maar de aanbieder mistte daarmee ook veel inkomsten.
Kortom: goede inrichting loont. En indien u als (kleinere) zorgaanbieder het gevoel heeft de expertise daar niet voor in huis te hebben zijn er gespecialiseerde partijen die u graag assisteren bij de inrichting van uw backoffice processen, of zelfs het overnemen ervan. Hierdoor kunt u zich richten op waar u goed in bent: kwalitatief goede zorg leveren!
Een veel gehoorde administratieve last voor zorgaanbieders is de op te leveren productie verantwoording (en de daaropvolgende discussie met gemeenten). In lijn met de derde tip ligt de basis hiervoor in een goede vastlegging van de uren. Het loont om aan de voorkant ervoor te zorgen dat de gewerkte uren die een medewerker invoert:
Direct te koppelen is aan de juiste gemeente (op basis van de cliënt)
Direct te koppelen is aan het juiste budgettype (LTA, regionaal ingekochte zorg, lokaal, etc.)
Direct te koppelen is aan het juist ingezette product en productcategorie
Niet doordat de medewerker dit allemaal hoeft op te geven! Maar juist door dit automatisch waar mogelijk aan de achterkant te registeren en koppelen. Dat geeft ten eerste aan het management veel financiële stuurinformatie en scheelt ´aan de achterkant´ veel frustraties, overleg en handmatig uitzoekwerk.
Zorg voor een goed geordende administratie. Het loont om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op dezelfde wijze hun werk uitvoeren. Het maakt het beter mogelijk om elkaars werk over te nemen en scheelt veel tijd en frustratie.
Zorg dat informatie goed geordend is, zodat alle medewerkers die daartoe geautoriseerd zijn de informatie eenvoudig terug kunnen vinden;
Zorg dat iedere medewerker een vaste routine vindt in het registreren van de informatie. Uiteraard is het niet het meest leuke onderdeel en zoals in de eerdere tips aangegeven begint de strijd tegen administratieve lastenverlichting met het terugdringen van deze acties. Maar er zal altijd een aantal administratieve taken over blijven. Daarbij is het van belang dat alle medewerkers deze op dezelfde wijze vastleggen en ook zo snel mogelijk. Niet in eigen mapjes, in ondoorzichtelijke map structuren, maar helder georganiseerd met één vaste werkwijze voor alle medewerkers;
Zorg dat administratie zo snel mogelijk wordt weggewerkt – niet het vervelende klusje voor zich uitschuivend, tot daar ‘een gaatje voor is’. Zorg dat de zorgadministratie ten minste eenmaal per week wordt bijgewerkt;
Scan brieven en andere fysieke documenten in, zodat ook deze ordentelijk digitaal zijn opgeslagen. Het maakt dat alle administratie op één plaats kan worden georganiseerd.
Ondersteun uw medewerkers vanuit de systemen waarmee zij werken (werkvoorraad, signalering, ingebouwde verificaties);
Splits e-mailadressen, waarbij bijvoorbeeld facturen binnenkomen in een eigen mailbox. De extra kosten zijn tegenwoordig nihil en maakt het wel veel duidelijker dan wanneer alles binnenkomt op een algemeen e-mailadres.
Dit artikel is ook terug te vinden in het dossier Administratieve lasten
(1) https://www.sociaalweb.nl/blogs/top-5-irritaties-gemeenten-over-de-administratieve-keten-van-het-sociaal-domein
(2) https://www.sociaalweb.nl/blogs/administratieve-lastenverlichting-top-5-irritaties-aanbieders
(3) https://www.sociaalweb.nl/blogs/administratieve-lastenverlichting-top-5-kansen-gemeenten
(4) https://www.ordz.nl/sociaal-domein/documenten/publicaties/2019/04/16/draaiboek-schrapsessie
