Digitalisering in zorginstellingen biedt talloze voordelen: van verbeterde cliëntervaringen, een hogere medewerkerstevredenheid tot efficiëntere bedrijfsvoering. Alleen hoe leidt u de implementatie in goede banen? En hoe zorgt u ervoor dat u uw geld goed investeert en dat innovaties echt tot verbeteringen leiden? In dit artikel geven we een aantal praktische tips voor een succesvolle implementatie van digitalisering in de zorg.
Goede voorbereiding is een essentiële voorwaarde voor duurzame verandering. Dit geldt zeker ook voor digitalisering. Creëer een basis voor verandering door een duidelijke strategie, vroege stakeholderbetrokkenheid en een sterke businesscase. Vooral dit laatste blijkt voor zorgorganisaties een uitdaging, wellicht omdat innovaties in de zorg via subsidies worden gefinancierd. Daardoor ontbreekt een structurele financiële basis om echt op te schalen. Want wie durft mensen in dienst te nemen als niet zeker is of er ook volgend jaar geld voor is? Tegelijkertijd is het besef aanwezig dat investeren noodzakelijk is, gezien alle uitdagingen die op zorginstellingen afkomen. Een businesscase die rekening houdt met kortetermijnfinanciering en langetermijnresultaat is dan ook een must.
Visie en doelen
Formuleer een heldere visie en concrete doelen. Wat wilt u bereiken en waarom? Denk aan verbeterde patiëntzorg, efficiëntere processen of wellicht een combinatie van beide. Zorg ervoor dat de doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) zijn geformuleerd. Dit biedt een duidelijk kader voor de verdere implementatie. Zo ondersteunde Berenschot een ouderenzorgorganisatie bij het opstellen van een visie op de inzet van zorgtechnologie. Dit hielp de organisatie om duidelijke keuzes te maken en de interne organisatie anders in te richten, zodat innovaties beter kunnen landen.
Stakeholderbetrokkenheid
Betrek alle relevante stakeholders vanaf het begin bij het proces van digitalisering. Dus niet alleen het management en de IT-afdeling, maar juist ook zorgverleners, administratief personeel en cliënten. Hun input is waardevol om te komen tot een breed gedragen strategie die aansluit bij de behoeften van de hele organisatie. Bij de eerdergenoemde ouderenzorgorganisatie bleken bij zorgprofessionals verschillende beelden te bestaan over de voor- en nadelen van zorgtechnologie. Door deze bespreekbaar te maken, ontstond er vertrouwen en een gedeeld gevoel van urgentie om hieraan te werken. Bovendien werden zo ook andere stakeholders aangehaakt, waardoor bepaalde afdelingen zich meer betrokken voelden en zelf met suggesties en voorstellen kwamen.
Sluitende businesscase
Zorg voor een sterke businesscase om de financiële haalbaarheid van het digitaliseringsproject te beoordelen. Houd rekening met zowel directe kosten (waaronder aanschaf van hardware en software) als indirecte kosten (zoals training, promotie, proceswijzigingen en onderhoud). Zet deze af tegen de verwachte baten, zoals kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie. Verschillende organisaties die startten met de implementatie van innovaties en zorgtechnologie zonder een businesscase te maken, kregen te maken met grote teleurstellingen. Soms moesten toepassingen waar cliënten en professionals blij mee waren gestopt worden, omdat de financiering niet langdurig gesteund werd. Berenschot heeft diverse organisaties geholpen bij het opstellen en doorrekenen van een businesscase om dergelijke teleurstellingen te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is een businesscase voor de inzet van spraakgestuurd rapporteren, waaruit bleek dat hier een grote tijdsbesparing mee gerealiseerd kon worden.
Een projectplan met aandacht voor risicomanagement en een duidelijke governancestructuur zijn essentieel voor een succesvolle digitale transformatie. Een gestructureerd projectplan met mijlpalen en deliverables, verdeeld in duidelijke fases – van planning en ontwerp tot uitvoering en evaluatie – helpt om overzicht te behouden en tijdlijnen te respecteren. Zelfs met een perfect projectplan kan de implementatie van een innovatie echter stuklopen door het ontbreken van intern en/of extern commitment en van afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Daarom adviseren we onze klanten ook altijd een governancestructuur in te richten. Toen bij één van hen bleek dat er vanuit het lijnmanagement onvoldoende sturing mogelijk was op innovatie, is een programmateam met eigen programmamanager ingericht, onder directe aansturing vanuit het MT. Dit heeft de organisatie ontzettend geholpen in besluitvormingsprocessen.
Een cruciale succesfactor voor duurzame verandering is het stevig verankeren van innovatie in de organisatie. Investeer in training en ondersteuning voor medewerkers zodat innovaties het beoogde resultaat ook in de praktijk waarmaken. Zorg dat iedereen goed op de hoogte is van de nieuwe toepassingen en deze weet te gebruiken. Dat vermindert de kans op fouten en verhoogt de acceptatiegraad binnen de organisatie. Stimuleer daarnaast een cultuur die innoveren omarmt. Nodig eindgebruikers uit tot het geven van feedback en blijf de toegevoegde waarde van de innovatie(s) communiceren naar de organisatie. Dit vereist continue monitoring en evaluatie van de voortgang en effectiviteit van de oplossing(en). Stel KPI’s (Key Performance Indicators) op om de prestaties te meten en stuur bij waar nodig. Berenschot ontwikkelt dashboards en geautomatiseerde rapportages die organisaties inzicht bieden in hun bedrijfsvoering en KPI’s. Dit stelt organisaties in staat blijvend te profiteren van geïmplementeerde technologie en continu scherp te zijn op verbetermogelijkheden.
