Inkoop of verwerving is een relatief jong vakgebied, dat nog volop in ontwikkeling is. Een belangrijk instrument uit de gereedschapskist is de beslissingsmatrix. Dit bestaat uit een matrix waarin de opties of scenario’s voor een probleem of een keuze staan afgezet tegen verschillende al dan niet gewogen criteria. Dit is een belangrijk hulpmiddel voor elke adviseur om met zijn klant tot een keuze van oplossingen te komen, of in het geval van een inkoopproject om te komen tot een keuze voor een aanbieder. Voorheen waren er – anders dan verschillende aanbiedingen opvragen en vergelijken – maar betrekkelijk weinig methodes om producten of diensten te verwerven.
De reguliere wijze was om een multifunctioneel inkoopteam van non-experts te laten specificeren wat je wilde hebben en vervolgens aan marktpartijen te vragen: kunt u dit leveren? Waarop de meeste gevraagde partijen die vraag bevestigend beantwoorden (anders liggen ze er uit) en eigenlijk alleen de prijs nog het onderscheidende kenmerk was. De andere criteria dragen dan weinig bij een de selectie.
Dit veranderde o.a. met de komst van een nieuwe methode: Best Value Procurement (BVP). Deze methode draait in de basis om het voorleggen van jouw probleem aan marktpartijen (als experts m.b.t. hun product) en hen te vragen wat hun oplossing daarvoor is, naast een aantal andere zaken zoals kansen en risico. Dit alles komt uiteindelijk in een beslissingsmatrix: een erg leuke wijze van inkopen die de expertrol bij de markt laat. De methode is opgezet door de Amerikaanse professor Dean Kashawagi. Onmiddellijk meldden mensen die zijn methode overnamen en er boeken in het Nederlands over schreven. Denk aan het boek Prestatieinkoop van Jeroen van der Rijt en Sicco Santema, of het recentelijk uitgebrachte Relationele contracten van Jeroen van der Rijt en Wiebe Witteveen.
Dit zie je wel vaker. Internationaal komen er methoden naar voren en deze worden dan lokaal verpakt voor, in dit geval, de Nederlandse markt, met vaak een bijbehorende consultancy-praktijk. Dat is op zich ook prima. Goede kennis moet verspreid worden, en dat is waar adviseurs o.a. hun geld mee verdienen en waarde mee toevoegen. Wat je ook vaker ziet is dat iets wat eerst een leuke methode is waarin iedereen met de uitgangspunten zelf aan de slag mag gaan, wordt omgevormd tot een strikt gecodificeerde aanpak waarbij alleen een uiterst illuster gezelschap zaken mag aanpassen. Liefst met veel drie-letterige acroniemen als vaktaal. Daarnaast zijn er certificeringscursussen die steeds meer hiërarchische niveaus gaan krijgen. De reden is uiteraard duidelijk: er moet aan verdiend worden.
Toch is het zonde. Wat eerst begint als een disruptieve manier die oude zienswijzen aanvult met een nieuwe benadering, verandert in een in steen gehouwen evangelie. Terwijl juist het ontstaan van een nieuwe benadering laat zien dat je niet klakkeloos methodes moet uitvoeren, maar ook zelf mag en misschien wel moet blijven nadenken. Dit speelt niet alleen in het inkoopvlak. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld Prince 2, een projectmanagementmethodiek. Deze is goed maar ook erg zwaar en dus niet per definities geschikt voor kleine projecten. Pak er dan uit wat je kan gebruiken. Denk zelf na!
Natuurlijk zullen de methode-zeloten je vertellen dat dit niet mag vanuit allerlei redenen, maar veel van die methoden zijn alleen maar ontstaan doordat er iemand dacht: ‘kan ik dit niet anders doen?’ In de filosofie kent men de dialectiek van Hegel. Eerst is er een these. Die these roept een antithese op en mettertijd ontstaat er een synthese als these, en zo gaat het verder. Daarnaast is veel van wat er aan methoden onder de naam van managementwetenschap wordt uitgevent geen wetenschap. Wie hier meer over wil weten moet maar het boek De managementmythe van Matthew Stewart lezen. Het is erg lastig om wetenschappelijk aan te tonen wat nu het beste werkt. Inkoop kent nu eenmaal geen goede laboratoriumcondities. In de basis gaat het vaak om het gezonde boerenverstand. Maak gewogen beslissingen (niet alle criteria zijn even belangrijk), ga als non-expert niet de markt vertellen wat je nodig hebt maar andersom. In het veld van het contractmanagement zien we nu iets dergelijks gebeuren. Het vakgebied stelt nog weinig voor. De “body of knowledge” is beperkt. Toch zie je hier ook weer de hierboven geschetste ontwikkelingen ontstaan; er is veel import van kennis uit het buitenland, zoals bijvoorbeeld de “vested” methode van Kate Vitasek , maar ook andere te boek gestelde benaderingen zoals bijvoorbeeld CATS-CM op contractmanagementvlak. Stop het in je gereedschapskist, maar blijf wel zelf nadenken over welk gereedschap je nodig hebt voor welke taak!
