Het beperken van administratieve lasten, bijvoorbeeld middels automatisering, is een veel gehoord doel en een nobel streven. Het helpt om efficiënter te werken en waar mogelijk meer tijd over te hebben voor belangrijker zaken. Het is echter belangrijk om ook oog te houden voor de keerzijde: het gevaar van data armoede. Dit fenomeen kan ontstaan wanneer er onvoldoende informatie beschikbaar is als het directe gevolg van een beperking van administratieve last, of door overmatige automatisering zonder management informatie doelen in het oog te houden. Het is daarom belangrijk om dit risico bij elk proces van vereenvoudiging of automatisering, tijdig in het oog te hebben en te houden.
Automatisering heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we administratieve taken uitvoeren. Het heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen en het verminderen van menselijke fouten. Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen bedrijven zich richten op strategischere activiteiten en de algehele productiviteit verhogen. Helaas zien we dat juist deze automatisering op sommige plaatsen geleid heeft tot een schaduwzijde: het ontstaan van data armoede. Door het streven naar efficiëntie en het verminderen van administratieve lasten, kan het gebeuren dat cruciale informatie niet meer wordt vastgelegd. Dit leidt tot een gebrek aan gedetailleerde gegevens, welke soms wel nodig zijn om specifieke detailanalyses uit te voeren of om bepaalde beslissingen te kunnen nemen .
Het ontbreken van voldoende informatie heeft directe gevolgen voor de besluitvorming en inzichten binnen een organisatie. Zonder gedetailleerde data ontstaat er onzekerheid en worden beslissingen genomen op basis van beperkte informatie. Dit kan leiden tot suboptimale resultaten en het missen van waardevolle kansen.
Om optimaal gebruik te maken van automatisering, is het essentieel om een evenwicht te vinden tussen het wegnemen van administratieve lasten en het behouden van voldoende informatie. Dit vereist een zorgvuldige afweging van welke processen geautomatiseerd moeten worden en welke data cruciaal zijn voor het nemen van beslissingen en het verkrijgen van inzichten.
Om het spanningsveld tussen het wegnemen van administratieve lasten en het voorkomen van data armoede aan te pakken, moeten organisaties proactief handelen. Dit kan worden bereikt door:
Identificeren van cruciale informatie: Bepaal welke gegevens van vitaal belang zijn om strategische beslissingen te ondersteunen en te zorgen voor gedegen analyse.
Gerichte automatisering: Automatiseer alleen die processen die geen negatieve impact hebben op de beschikbaarheid van cruciale informatie. Behoud menselijke betrokkenheid waar nodig.
Datakwaliteit waarborgen: Stel strikte richtlijnen en controles in om ervoor te zorgen dat de verzamelde data accuraat en betrouwbaar zijn.
Investeren in analysevaardigheden: Train medewerkers op het gebied van data-analyse om optimaal gebruik te maken van beschikbare informatie en patronen te herkennen die anders over het hoofd gezien zouden kunnen worden.
Hoewel automatisering ons heeft geholpen bij het verminderen van administratieve lasten, brengt het ook het risico van data armoede met zich mee. Het is essentieel dat we een evenwicht vinden tussen efficiëntie en het behoud van gedetailleerde informatie. Door gerichte automatisering, het waarborgen van datakwaliteit en het ontwikkelen van analysevaardigheden, kunnen we het spanningsveld tussen deze twee belangrijke aspecten overbruggen. Laten we strategisch blijven denken en ervoor zorgen dat automatisering en rijke informatie hand in hand gaan.
