In een eerdere blog schreven we over wat Horizontaal Toezicht (HT) is. (1) Daarnaast constateerden wij dat HT zich steeds verder verspreidt over de verschillende zorgsectoren. Een toenemend aantal ziekenhuizen is al overgestapt op Horizontaal Toezicht, steeds meer GGZ-instellingen zijn bezig met de overstap en vanaf 2022 zal ook in de Forensische Zorg een start gemaakt worden met HT. Vanwege deze groei is het belangrijk om te kijken naar wat we kunnen leren van de praktijk tot nu toe.
Wees kritisch op de behaalde scores vanuit het instapmodel. Om goed over te kunnen gaan op Horizontaal Toezicht moet je in het instapmodel gemiddeld boven een bepaalde waarde scoren. Wanneer je lager scoort, moeten er verbeteringen doorgevoerd worden voordat er overgegaan kan worden op HT. Het is belangrijk om erop toe te zien dat de beoogde verbeteringen daadwerkelijk worden gerealiseerd. De score is namelijk niet alleen een score voor op papier. Wanneer de interne processen onvoldoende op orde zijn, kan dit een serieuze belemmering vormen voor het succesvol overgaan op Horizontaal Toezicht.
Breng als zorgaanbieder je interne processen goed in kaart en wees kritisch of dit aansluit bij hoe het in de praktijk gaat (gewenst proces versus realiteit). Het identificeren van de hoofd- en deelprocessen is de eerste stap op basis waarvan de beheersdoelstellingen geformuleerd worden, de risico-analyse uitgevoerd wordt en vervolgens ook de beheersmaatregelen worden opgesteld. Wanneer de eerste stap niet volledig overeenkomt met de praktijk, zullen ook de volgende stappen niet het gewenste resultaat geven waardoor dit uiteindelijk leidt tot meer herstelwerkzaamheden of extra controles achteraf.
Maak een extra verdiepingsslag bij de oorzaakanalyse van de risico’s. Vraag jezelf af of je de daadwerkelijke oorzaak of oorzaken van het probleem hebt benoemd en of je hiermee voldoende inzichtelijk hebt hoe dit probleem verschillende onderdelen van het proces raakt. Op deze manier kan je ook de meest effectieve beheersmaatregelen kiezen.
Analyseer welke productie er door beheersmaatregelen in de applicatie niet op de factuur terecht komt. Er wordt vaak voor gekozen om het ECD/EPD zo in te richten dat foutief geregistreerde productie uitvalt op de factuur. Hierdoor komt er minder afkeur terug vanuit de declaratie en is het risico voor de zorgverzekeraar kleiner om onrechtmatige zorg te betalen. Als zorgaanbieder wil je deze uitval echter wel in beeld hebben zodat je kan beoordelen om hoeveel het gaat en of je hier wat mee wil doen.
Zorg dat alle medewerkers van de organisatie geïnformeerd worden over Horizontaal Toezicht. Voor een goede overgang is het van belang dat medewerkers op alle lagen van de organisatie daadwerkelijk betrokken worden bij dit proces, en dat zij weten wat hun rol is binnen HT en wat HT henzelf en de organisatie kan brengen. Op deze manier stimuleer je de intrinsieke motivatie om de organisatie in te richten volgens de uitgangspunten van Horizontaal Toezicht, een van de leidende principes van HT.
Horizontaal Toezicht is een verschijnsel dat voorkomt uit risicomanagement. Dit maakt dat de principes waarop HT gebaseerd is ook toegepast kunnen worden in andere sectoren. Een van de aspecten van Horizontaal Toezicht is het inregelen van de juiste processen en controles aan de voorkant waardoor er een goede registratie aan de bron plaatsvindt (‘first time right’-principe) en er minder afkeur terugkomt in de declaratie. Hiermee worden veel herstel- en controlewerkzaamheden achteraf voorkomen. Dit aspect van HT kan toegepast worden op bijna alle soorten organisaties in de zorg. Ook binnen sectoren die nog niet werken met HT.
(1) https://www.sociaalweb.nl/blogs/horizontaal-toezicht-wat-is-het-en-waarom-is-het-belangrijk
